Möte 2023-09-26

Förslag till föredragningslista har upprättats.

Regiondirektörens månadsrapport

Ledamöter och ersättare som tjänstgör i en nämnd eller styrelsen har rätt att väcka ärenden, så kallad initiativrätt. Regionstyrelsen har antagit en rutin för anmälan av initiativärenden till styrelsen.

Ett initiativärende kan lämnas in före eller under ett sammanträde och ska vara skriftligt. Oavsett när initiativärenden lämnas in måste tjänstgörande ledamot lyfta ärendet på sammanträdet under detta ärende, det räcker inte enbart med att lämna in det skriftligt före sammanträdet.

Styrelsen har att besluta om anmälda ärenden och dess fortsatta hantering. Initiativärenden som överlämnas för beredning ska behandlas inom 6 månader från det att initiativet anmälts.

Följande initiativärenden har anmälts till sammanträdet:

Planeringsförutsättningar 2024-2027 upprättades i maj och översändes till styrelser och nämnder. En kompletterande bilaga har tillkommit innehållandes förslag på nya åtgärder samt uppdaterad resultatbudget.

Varje styrelse och nämnd ska göra en återkoppling på planeringsförutsättningarna, vilket är styrelsens/nämndens inspel till regionplanearbetet.

Regionstyrelsen, som nämnd, har upprättat återkopplingsrapport på planeringsförutsättningarna för perioden 2024–2027.

I rapporten återkopplar regionstyrelsen utifrån styrelsens bidrag till fullmäktiges mål och uppdrag, planerade verksamhetsförändringar, inriktning för kompetensförsörjning samt plan för hållbar ekonomi och investeringsplanering.

Som en del i regionens planerings- och budgetprocess hålls styrdialoger mellan regionstyrelsen och övriga styrelser och nämnder. 

Inför styrdialogerna har respektive styrelse/nämnd upprättat återkopplingsrapport på Planeringsförutsättningarna, återkopplingsrapporten är nämnden inspel till regionplanearbetet. 

Styrdialogerna sker vanligtvis i arbetsutskottet men pga förändrad tidsplan för regionplanearbetet 2024 sker årets styrdialog i regionstyrelsen. Kommande år sker dialogerna i arbetsutskottet. 

Utifrån fullmäktigeuppdraget att minska administrativpersonalkostnad har regionstyrelsen givit ett tilläggsuppdrag att minska med ca: 40 tjänster motsvarande 32 miljoner kronor.

I budgetarbetet 2024 kommer budgeten minska med motsvarande för regionstyrelsen.

Regiondirektören har tillsammans med styrelsens ledningsgrupp fördelat ut ett beting per funktion;

HR-staben 3
Ekonomistaben 3
Ledningsstaben 3
Kommunikationsstaben 1
VO Digitalisering- och service 30
 

Under beredningsarbetet beslutades att inte genomföra neddragningar inom HR funktionen kopplat till det ansträngda läget men under 2024 ska ett utvecklingsarbete genomföras där motsvarande neddragning kommer ske.

I bilaga 1 presenteras regionstyrelsens neddragningar som är indelat i kategorierna; Ambitionssänkningar, effektiviseringar och utvecklingsaktiviteter. 

Under beredningsarbetet har det konstaterats att förvaltningen kommer inte uppnå kravet 2023 utan behöver första halvåret 2024 för att uppnå kravet i tilläggsuppdraget. För att uppnå resultatet 2024 behöver anställningsstoppet ligga kvar.

I arbetsprocessen har det förts resonemang hur den politiska kostnaden kan minska genom att bland annat inte indexreglera upp politiska ramar och minska antal möten, enligt beräkning bidrar det till 2,1 miljoner kronor i minskade kostnader 2024, enligt bilaga 2.

Likviditet, portfölj och skuldsammanställning för Region Västerbotten har upprättats för perioden 2005-08-31 – 2023-06-30 samt en rapport för perioden 2005-08-31  - 2023-07-31. 

Totala portföljen för perioden t om juni utvecklades +1,6% vilket är -0,9% mot index som utvecklades +2,6% under månaden.

För perioden t om juli utvecklades den totala portföljen -1,4% vilket är -1,9% mot index som utvecklades +0,5% under månaden.

Citymottagningen har via Praktikertjänst avtal för Hälsoval primärvård med Region Västerbotten enligt Lagen om valfrihetsystem.

Under våren 2022 ansökte Citymottagningen om listningstak. I enighet med hälso- och sjukvårdslagens 7 kap § 3 c, beslutade Regionstyrelsen den 7 juni 2022 att bevilja Citymottagningen ett listningstak på 9000 patienter fram till 2024-06-30. I och med att Citymottagningen har haft fler än 9000 listade, har listningstaket inneburit listningsstopp för aktiv listning. För ickevalsalternativ, de som inte aktivt listar sig, har närhetsprincipen med tilldelning utifrån geografiskt område fortsatt gälla.

Citymottagningen har i samband med uppföljning inkommit med en ansökan om att från den första oktober 2023 höja listningstaket från 9000 till 11 000 listade.

Regionens revisorer har genomfört den grundläggande granskningen av regionstyrelsen 2022. Granskningen visar sammanfattningsvis att styrelsens styrning och kontroll var inte tillräcklig år 2022. Problem med otydliga ansvarsförhållanden mellan regionstyrelsen och nämnderna kvarstår och tjänstepersonsstödet till styrelsen behöver utvecklas. Fördjupade granskningar visar på brister i den strategiska styrningen. Även
regionstyrelsens uppsikt över regionens bolag behöver stärkas. 

Utifrån granskningens slutsatser har revisorerna lämnat ett antal rekommendationer till regionstyrelsen;

• Utveckla den strategiska styrningen:

− Se över ansvarsförhållanden till övriga nämnder.
− Säkerställ ett tillräckligt tjänstepersonsstöd.

• Utvärdera arbetet med omställningsplanen för perioden 2020 – 2022 i syfte att inhämta kunskap om inom vilka områden som styrelsen behöver förbättra:

− Beredningen
− Styrningen
− Stödet till verksamheterna
− Uppföljningen

• Säkerställ tillräcklig ekonomistyrning för att regionen ska kunna möta det nya ekonomiska
• läget med hög inflation, ökade kostnader och lågkonjunktur.
• Utveckla redovisningen av resultaten för verksamhetsmålen.
• Stärk uppsikten över regionens hel- och delägda bolag. Se till att det finns bearbetade analyser som underlag inför styrelsens bedömningar i uppsikten av regionens bolag.

I svaret framförs att regionstyrelsen kontinuerligt genomför utvecklingsaktiviteter, bland annat inom ledning och styrning. 

Regionens revisorer har överlämnat rapport över granskning av regionstyrelsens uppsikt över fullmäktiges reglemente för intern kontroll år 2022.

Av granskningen framgår att revisorerna bedömer att regionstyrelsen har utvecklat sin uppsikt över övriga styrelsers och nämnders följsamhet till reglemente för intern kontroll. Granskningen visade även att styrelser och nämnder i huvudsak uppfyllde kraven i fullmäktiges reglemente för intern kontroll med undantag av patientnämnden.

Revisorerna rekommenderar styrelsen att utveckla sina anvisningar för att förtydliga krav på innehållet i nämndernas internkontrollplaner samt när nämnder ska rapportera till styrelsen om arbetet med intern kontroll. Revisorerna rekommenderar även styrelsen att utveckla sin uppsikt.

Ett förslag har upprättats i vilket det framgår vilka åtgärder som genomförts och vilka åtgärder som planeras. Regionstyrelsen instämmer i huvudsak i revisionens iakttagelser.

Regionens revisorer har granskat årsredovisningen 2022.  Av granskningen framgår att revisorerna bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed.

För att få kontroll på det (nya) ekonomiska läget med hög inflation, ökade kostnader och lågkonjunktur behöver styrningen, stödet till verksamheterna och kontrollen utvecklas markant. Styrelsen behöver säkerställa att det finns genomarbetade planer och en strategisk styrning.

Med utgångspunkt i granskningarna lämnar revisorerna rekommendationer till Regionstyrelsen;

• Vidta åtgärder för att regionen ska kunna möta det nya ekonomiska läget med hög inflation, ökade kostnader och lågkonjunktur. Se till att budgetberedningen och ekonomistyrningen börjar fungera bättre.
• Utvärdera arbetet med omställningsplanen för perioden 2020-2022 i syfte att inhämta
  kunskap om inom vilka områden som styrelsen behöver förbättra:

− Beredningen
− Styrningen
− Stödet till verksamheterna
− Uppföljningen

• Säkerställ att underlagen till årsredovisningen har tillräcklig kvalitet för att bedöma resultaten för fullmäktiges verksamhetsmål.
• Av årsredovisningen behöver det tydligare framgå hur styrelsen har gjort sina bedömningar av resultaten för fullmäktiges verksamhetsmål. Redovisningen i årsredovisningen ska ge förutsättningar att verifiera att styrelsens bedömningar av resultaten för verksamhetsmålen är rimliga.
• Säkerställ att leasingavtal redovisas i enlighet med Rådet för kommunal redovisnings rekommendation R5.

Regionens revisorer har granskat regionens fakturakontroll och gjort stickprov från två basenheter; Fastighet och Centrum för informationsteknik och medicinsk teknik (CIMT). Granskningen visar sammanfattningsvis att regionstyrelsen inte har säkerställt en tillräcklig kontroll av hanteringen av leverantörsfakturor, det saknas lokala rutiner.

Revisorerna lämnar följande rekommendationer till regionstyrelsen:

• Säkerställ att det finns ändamålsenliga rutiner för kontroll av fakturor inom basenheterna fastighet och CIMT.
• Vid upphandlingar bör regionen ställa krav att det ska finnas verifikat på inköpt material, tidredovisning eller andra underlag som underlättar kontroll av fakturor.
• Säkerställ spårbarhet av underlag till fakturor genom att inkludera samtliga bilagor i fakturahanteringssystemet, alternativt säkerställ att det finns tydliga hänvisningar om var bilagorna finns. Om det andra alternativet väljs bör bilagorna finnas på något system tillhörande regionen och inte enbart på attestants dator
• Säkerställ en tillräcklig intern kontroll av fakturor genom återkommande kontroller. Förbättra förutsättningarna för internkontroll genom att se till att det finns beslutade attestordningar.
• Säkerställ att ersättare till beslutsattestant utses enligt gällande attestordning. 

Förvaltningen har upprättat förslag till svar som beskriver vilka rutiner som finns samt planerade åtgärder så som utbildningar och framtagande av nya rutiner.

Regionens revisorer har granskat regionens projektredovisning och den samlade bedömningen, utifrån genomförd granskning, är att regionstyrelsen, genom sina rutiner, inte har en tillräcklig styrning och kontroll avseende hantering och redovisning av externa projekt.

Revisorerna lämnar följande rekommendationer till regionstyrelsen;

• Ta fram övergripande riktlinjer för hantering och redovisning av projekt där organisationsstruktur med ansvar och roller är tydliga samt där redovisning och intern kontroll ingår. Även bokslutsanvisningen behöver tydliggöras inför kommande bokslut
• Säkerställ att det i delårsbokslut 2023 inte finns projektmedel i regionens balansräkning som saknar extern förpliktelse (d v s definitionen av skuld måste vara uppfylld). För följsamhet till RKR R17 måste anpassning göras redan i delårsbokslutet 2023. Felaktiga balanserade medel ska i redovisningen hanteras som rättelse av fel enligt RKR R12 och de upplysningskrav som finns ska följas
• Säkerställ att det vid varje bokslut, i enlighet med bokslutsanvisningarna, finns underlag för att styrka varje balanserat projekt och att alla projektledare och controllers är införstådda i innebörden av detta
• Överväg om det behöver införas ytterligare kontroller för redovisning och hantering av projektmedel.

Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har enligt Cirkulär 23:06, Pensionsöverenskommelse för födda 1958 och senare som omfattas av PA-KL, beslutat om anpassning av samordningsåldern i PA-KL och i de därefter träffade pensionsöverenskommelserna till nya åldersgränser i allmän pension och socialförsäkringsförmåner. Justeringarna gäller enbart födda 1958 och senare som berörs av de höjda åldrarna för garantipension respektive sjukersättning. Överenskommelsen gäller tillsvidare från och med den 1 januari 2023.

Vad gäller tidigare förtroendevalda, födda 1958 och senare, med bruttopensionsvillkor (PRF-KL, PBF) rekommenderar SKR förbundets medlemmar att samordning med allmän pension sker först
fr o m 66 års ålder. Till skillnad från arbetstagare födda 1958 eller senare, omfattas berörda förtroendevalda av bruttopensionsvillkor även om de inte har rätt till sjukersättning. Därför kan det vara rimligt att utbetalning av ålderspension ändå sker från ålder enligt tidigare tillämpning.

Regionstyrelsen inrättade i samband med verksamhetsplan 2022 en personalfond. Syftet med fonden är att personalen ska kunna påverka och utveckla sin arbetsplats.

Process för hantering av personalfonden är framtagen av regionledningen och presenterad för arbetsutskottet vid sammanträdet i november 2022. I processen föreslås att beslut om fördelning av fondens medel ska fattas av regionstyrelsens arbetsutskott.

Förslaget är nu att regionstyrelsen beslutar att delegera beslutanderätten till regionstyrelsens arbetsutskott.

Maria Kristoffersson (C), Håkan Andersson (C) och Ewa-May Karlsson (C) har till regionfullmäktige anmält motionen "Möjlighet till lokala anpassningar för personal inom Region Västerbotten".

I motionen föreslås att regionstyrelsen uppdras att se över möjligheterna till lokala överenskommelser och anpassningar för att möta både behov i verksamhet och hos den enskilda anställde utifrån motionens intentioner. I motionen anges att regionen ska vara en föregångsregion när det gäller att erbjuda vårdanställda goda villkor med mer flexibla arbetstider och ersättningsformer.

I motionssvaret föreslås att motionen avslås med hänvisning till att föreslagna åtgärder redan arbetas med. I svaret lyfts bland annat att regionen erbjuder flexibla arbetstider i de fall det är möjligt för verksamheten samt att i framtagen kompetensförsörjningsstrategi finns flera åtgärder som rör arbetstiden.
 

Sverigedemokraternas fullmäktigegrupp har till regionfullmäktige anmält motionen "En ansvarsfull verksamhetsstyrning".

I motionen beskrivs att inom regionen använder klinikerna bemanningsplaner. Dessa utgör också en grund i budgeten. Bemanningsplaner finns dock inte för tjänstepersoner och därför föreslås att regionfullmäktige beslutar att tillse bemanningsplaner på så låg nivå som möjligt i samband med att underlag för budget tas fram.

I motionssvaret beskrivs att planering görs utifrån behov som exempelvis kan vara att långvarig frånvaro innebär att fler antal anställda behövs inom en kategori än vad antalet tjänster är i budget. 

Det finns alltså redan idag en hantering med bemanningsplanering utifrån budget med en grund i olika personalkategorier. 

Maria Kristoffersson (C) har till regionfullmäktige anmält motionen "Möjliggör stopp vid apotek".

I motionen föreslås att regionstyrelsen uppdras att i samverkan med kommunerna ta fram en modell för att personer ska kunna få hämta upp sin medicin på väg från vårdgivaren när de åker hem från sjukstuga/hälsocentral/sjukhus.

I motionssvaret framgår att utifrån de riktlinjer som är framtagna så uppfyller dagens riktlinjer det som yrkas i motionen och motionen skall därför anses besvarad.

Regionstyrelsen har överlåtit beslutanderätt till delegat enligt fastställd delegationsordning. Dessa beslut ska anmälas och redovisas till styrelsen. Redovisningen innebär inte att styrelsen får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot kan styrelsen återta lämnad delegation.

Redovisning av beslut fattade på delegation: