Möte 2020-08-31

Sammanträdet sker på distans via videouppkoppling. Information om uppkoppling kommer i separat kalenderbokning i Outlook.
Presidiet deltar på plats i styrelserummet, Regionens hus.

Sammanträder börjar kl 12.00. Videolänken är bokad från kl 11.30, koppla upp er i god tid för att säkerställa att teknik, ljud och bild fungerar.

Meddela ev frånvaro till Sofia Gustafsson så snart som möjligt.
sofia.e.gustafsson@regionvasterbotten.se alt 090-785 71 98

Schema för regionstyrelsens sammanträde

Förslag till föredragningslista har upprättats.

Regionfullmäktige beslutade vid sammanträdet den 28 februari 2020 att ledamöter och tjänstgörande ersättare får delta på fullmäktige- respektive nämndssammanträden på distans.

Beslutet är fattat med anledning av pandemin Covid 19 samt behovet att säkerställa regionens beslutskompetens under rådande omständigheter. Regionfullmäktige beslutade vid sammanträdet den 16 juni 2020, § 71 att förlänga medgivandet till och med 31 december 2020.

Under våren 2020 valde regionstyrelsen att sammanträda på distans. 

Vid dagens sammanträde tas frågan om fortsatt distanssammanträde under hösten och vintern 2020 upp för diskussion.

Arbetsutskottets beredning

Ordförande informerar om att förvaltningen följer Folkhälsomyndighetens rekommendationer och fortsätter att ha samma direktiv som under våren med distansmöten och restriktivitet till tjänsteresor.

Vid överläggningen enas arbetsutskottet om att följa förvaltningens linje och Folkhälsomyndighetens rekommendationer och sammanträder därmed fortsättningsvis på distans till och med 31 december 2020.  Vid förändrade rekommendationer från Folkhälsomyndigheten kan regionstyrelsens beslut om distansmöten komma att ändras.

Vidare informerar ordförande om att diskussion om motions- och interpellationshanteringen kommer att hållas vid den planerade gruppledarträffen med fullmäktiges presidium den 26 augusti. Partierna uppmanas att så snart som möjligt meddela förvaltningen om de avser att dra tillbaka interpellationer och motioner.

Månadsrapport per juli 2020 har sammanställts. Av rapporten framgår att verksamheternas nettokostnad avviker mot budget med -291 miljoner kronor, en kostnadsutveckling på 3,2 procent.

Nämnderna redovisar följande avvikelse mot budget

Regionstyrelsen                          35 miljoner kronor
Hälso- och sjukvårdsnämnden    -319 miljoner kronor
Regionala utvecklingsnämnden  - 10 miljoner kronor

Övriga nämnder redovisar ett positivt resultat

Avvikelserna förklaras till största del av höga kostnader för personal (-155 miljoner kronor) samt lägre intäkter kopplat till coronapandemin.     

Merkostnader för coronapandemin uppgår till 65 miljoner kronor där hälften är lönekostnader men även kostnader för material- och förbrukningsinventarier. Kostnader inom kollektivtrafiken kommer också att belasta regionen. Regionen kommer att återsöka medel från socialstyrelsen.

En översyn ska göras för att utreda vad i  verksamheternas budgetavvikelse som är merkostnader för Corona och vad som är strukturella problem. Översynen kommer att göras under andra delåret.

Månadsrapporten innehåller även sammanställning över antalet helårsanställda, kostnader för hyrpersonal, effekterna av omställningsplanen samt medelsförvaltningen. Av rapporten framgår att kostnaderna för hyrpersonal uppgår till 125 miljoner kronor, effekterna av omställningsplanen per juli är 85 miljoner kronor, en måluppfyllelse på 64 procent.

Revisionen har i april överlämnat två granskningsrapporter avseende granskning år 2019 av regionstyrelsen, ”Regionstyrelsens ansvar som nämnd” och ”Regionstyrelsens uppsiktsplikt 2019” till regionstyrelsen för yttrande.

I granskningen skriver revisionen att regionen hade en låg måluppfyllelse och ett underskott på 101 miljoner i underskott. Revisionens samlade bedömning är att resultaten inte var tillräckliga.

Mot bakgrund av granskningen har revisionen lämnat ett antal rekommendationer till regionstyrelsen:

- Säkerställ att styrelsen har ett tillräckligt tjänstepersonstöd. Inom flera områden är styrelsens system för styrning och kontroll för svagt utvecklade

- Säkerställ att de åtgärder som styrelsen vidtar är tillräckliga. Ställ krav på konsekvensbeskrivningar vid beslut om åtgärder. Vid avvikelser bör styrelsen ställa krav på att regiondirektören lämnar förslag på kompletterande åtgärder. Vid avvikelser måste styrelsen vara aktiv och besluta om åtgärder.

- Om det är så att styrelsen bedömer att den inte klarar av att genomföra sitt uppdrag bör styrelsen vända sig till fullmäktige med förslag på åtgärder så att fullmäktige får möjlighet att ingripa.

- Fortsätt arbetet med att utveckla uppsikten

Förslag till yttrande har upprättats. Av yttrandet framgår att under 2019 har fokus legat på att anpassa organisationen till den nya regionen, mycket kraft har gått det förändringsarbetet, vilket har medfört att en del utvecklingsarbete har fått skjutas fram. Under våren 2020 har förbättringsåtgärder genomförts i syfte att stärka förvaltningen och de styrande processerna, däribland har förslag till ny planerings- och budgetprocess utarbetats.

Region Västerbottens revisorer har överlämnat granskningsrapport av årsredovisning 2019 till regionstyrelsen.

Granskningen visar att resultaten för 2019 är svaga och bedömningen visar att resultat för verksamhetsmålen och ekonomiskt resultat inte är tillräckliga och det saknas en samlad värdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts.

Revisorerna lämnar följande rekommendationer till regionstyrelsen:
• Utveckla analysen i årsredovisningen om varför verksamheterna år efter år har underskott trots beslut om olika åtgärder. Av analysen bör det framgå vilka åtgärder som krävs för att verksamheterna ska klara sina budgetar.
• Gör i årsredovisningen en utvärdering om målen för god ekonomisk hushållning har uppnåtts.
• Fortsätt arbetet med att utveckla redovisningen av resultaten för verksamhetsmålen. I redovisningen bör bland annat effekter av åtgärder analyseras på ett mer ingående sätt. Styrelsen bör också verka för att alla nämnder har mätbara mål.

Förslag till yttrande har upprättats. Av yttrandet framgår att regionstyrelsen instämmer i huvudsak med revisionens iakttagelser. I regionen pågår utvecklingsaktiviteter som på sikt ska bidra till att stärka förutsättningarna för regionplanens förverkligande.

Revisionen har överlämnat granskningsrapport om regionstyrelsens tillämpning av delegationsordningar till regionstyrelsen. Revisionen konstaterar att regionstyrelsen behöver stärka sin kontroll över hur beslut tas.

Revisorerna lämnar följande rekommendationer:

1. Utvärdera och lämna förslag till fullmäktige om hur reglementet kan förtydligas när det gäller styrelsens befogenheter att besluta om regionövergripande frågor.
2. Se över delegationsordningen så att regiondirektörens befogenheter att besluta om organisationsförändringar överensstämmer med fullmäktiges reglemente för styrelsen.
3. Säkerställ att regiondirektören endast vidaredelegerar befogenheter i enlighet med delegationsordningen.
4. Säkerställ att endast regiondirektören vidaredelegerar beslut inom styrelsens förvaltning.
5. Följ upp och kontrollera att beslut tas av behöriga beslutsfattare samt att beslut återanmäls i tid.
6. Genomför en utredning om hur beslutfattande bör göras i frågor om samverkan med Umeå universitet i universitetssjukvårdsstyrelsen.

Förslag till yttrande har upprättats. Regionstyrelsen anser att reglemente och instruktioner har tillräcklig tydlighet vad gäller såväl styrelsens som regiondirektörens beslutsbefogenheter rörande regionövergripande frågor och organisationsförändringar. De övriga brister i delegationsordning och vidaredelegationsordning som revisorerna har uppmärksammat ska åtgärdas.

Regionens revisorer har den 27 mars 2020 överlämnat rapporten ”Uppföljande granskning av investeringsprocessen år 2019” till regionstyrelsen för yttrande.

Revisorernas granskning visar att regionstyrelsen behöver stärka sin styrning och kontroll över investeringar och rekommenderar följande:

• Bered nya riktlinjer, bland annat hur styrelsen ska samarbeta med övriga nämnder kring investeringar.
• Utred om delegationsordningarna behöver uppdateras
• Följ löpande upp större investeringar
• Säkerställ att fullmäktiges beslut följs.
• Analysera den samlade effekten av investeringarnas avskrivnings- och driftkostnader på budget för hälso- och sjukvård och annan verksamhet.
• Utveckla styrningen av investeringar i fastigheter och medicinsk teknik
• Utred om fullmäktige till följd av förseningar behöver ta ett nytt beslut om uppförande av regionens hus.

Regionstyrelsen har tagit del av revisorernas granskningsrapport och missiv och yttrar sig över iakttagelser och rekommendationer. Av yttrandet framgår att en översyn av ett flertal riktlinjer och styrande dokument pågår i syfte att förbättra och stärka investeringsprocessen.

Regionens revisorer har den 17 april 2020 överlämnat missiv och underliggande granskningsrapporter gällande förvaltning av stiftelser och fonder, Gr 9 och 10/2019.

Revisionens bedömning är att förvaltningen av pengarna inte har följt beslutad förvaltningspolicy och att det saknats beslutade rutiner för förvaltningen. Revisorerna rekommenderar regionstyrelsen att säkerställa att:

- Regiondirektören beslutar om rutiner för hur allmänheten ska få kännedom om de två stiftelserna och hur ansökningar går till.
- Regiondirektören beslutar om rutiner för hur ansökningar ska diarieföras, administreras och beredas inför beslut om utdelning.
- Stiftelserna förvaltas i enlighet med beslutad förvaltningspolicy.
- Pengarna (22 kronor) i Johan Albert Marklunds frisängsfond blir förbrukade och att fonden avvecklas.

Förslag till yttrande har upprättats, av vilket det framgår att regionstyrelsen delar revisionens synpunkter och avser att vidta åtgärder enligt rekommendation.

Sveriges Kommuner och Regioner har med Sobona träffat Överenskommelse om Kompetens- och omställningsavtal – KOM-KR.

Kompetens och omställningsavtal KOM-KR, ersätter KOM-KL Överenskommelse om Omställningsavtal i lydelse den 7 december 2016.

Avtalet gäller från och med den 1 maj 2020 och tillsvidare. SKR rekommenderar regionerna att anta lokalt kollektivavtal i enlighet med överenskommelsen.

 

Region Västerbotten är en av sex regioner som ingår i Sveriges Kommuner och Regioners satsning på modellregioner för jämställd styrning och ledning. En stor del av arbetet i satsningen bedrivs i interna arbetsgrupper inom ramen för ordinarie tjänster. Utöver detta planeras för tre större insatser under året:

- en utbildning om att leda och styra för hållbar jämställdhet som riktar sig till regionledningen samt till utvalda tjänstepersoner från ekonomi- och ledningsstaben.
- en utbildning i jämställdhetsbudgetering som riktar sig till medarbetare på beställarenheten samt på ekonomistaben.
- en jämställdhetsgranskning av regionens årsredovisning och budget

För att genomföra dessa insatser behöver medel tillskjutas. Medlen avser att användas till utbildningsdagen leda och styra som köps in från SKR (utbildningskoncept inklusive föreläsararvode), föreläsararvode för utbildningen i gender budgeting som köps in från kvinnolobbyn samt för granskningen av regionens årsredovisning vilken köps in från kvinnolobbyn.

Likviditet, portfölj och skuldsammanställning för Region Västerbotten har upprättats för perioden 2005-08-31 – 2020-06-30

Likvida medel per sista juni uppgick till 443 miljoner kronor till 0 % ränta, exklusive en kredit på 100 miljoner kronor.

Totala portföljen utvecklades + 0,6 % vilket är -0,8 % mot index som utvecklades + 1,4 % under månaden. Aktieportföljen utvecklades + 1,9 %, vilket är 0,0 % mot index som gick + 2,0% under månaden. Ränteportföljen utvecklades + 0,4 %, vilket är + 0,3 % jämfört med index som gick + 0,2 % under månaden. Den alternativa portföljen saknar för närvarande innehav.

Portföljen är viktad enligt riktlinjer i finanspolicyn.
Regionens totala lån uppgår per sista juni till 2 800 miljoner kronor till en genomsnittsränta på 0,33 %.

Likviditet, portfölj och skuldsammanställning för Region Västerbotten har upprättats för perioden 2005-08-31 – 2020-07-31

Likvida medel per sista juli uppgick till 521 miljoner kronor till 0 % ränta, exklusive en kredit på 100 miljoner kronor.

Totala portföljen utvecklades + 0,3 % vilket är +0,2 % mot index som utvecklades + 0,1 % under månaden.

Aktieportföljen utvecklades + 0,4 %, vilket är +0,4 % mot index som gick + 0,1 % under månaden. Ränteportföljen utvecklades + 0,2 %, vilket är + 0,2 % jämfört med index som gick + 0,0 % under månaden.

Den alternativa portföljen saknar för närvarande innehav. Portföljen är viktad enligt riktlinjer i finanspolicyn. Regionens totala lån uppgår per sista juli till 2 800 miljoner kronor till en genomsnittsränta på 0,33 %.

Regiondirektören gav i januari 2020 ekonomidirektören i uppdrag att se över nuvarande planerings- och budgetprocess.

Utgångspunkten har varit att inom den struktur som är etablerad i regionen lösa de problem som nuvarande arbetssätt upplevs ge.

Förslag på ny planerings- och budgetprocess har utarbetats. I huvuddrag består förslaget av följande förändringar:
• Tidigarelagd investeringsplanering med 1 år. Investeringsplanen är klar ett år före budgetåret. Investeringsplanen är fyraårig med en tioårig planeringshorisont i bakgrunden
• Ökad långsiktighet med fyra års tidshorisont i ekonomi på nämndsnivå
• Mer omfattande och strukturerade förberedelser för att synliggöra planeringsförutsättningarna vilka syftar till att ladda processen med en gemensam grund för omvärld, vägval/ekonomi m.m
• Dokumentation av identifierade planeringsförutsättningar sker i nytt dokument, ”Planeringsförutsättningar”, som grund för nämndernas arbete och fortsatt arbete med regionplanen
• Mer tid ges för nämnden/förvaltningen att utifrån politiskt övergripande mål och resurser arbeta med styrningen av den egna verksamheten
• Tydligare styrning av formen för processen, även när de politiska aktiviteterna måste ske och tidplanen är mer detaljerad, alla möten och dialogtillfällen har syfte, mål, deltagare och förväntat resultat
• En arbetsgrupp med bl.a verksamhetsföreträdare följer processen, skriver material, deltar i analyser och prioritering av underlag

Enligt reglemente ska plan över sammanträden upprättas årligen för styrelsen och arbetsutskottet.

Förslag till sammanträdestider för regionstyrelsen och arbetsutskottet har upprättats. Arbetsutskottet föreslås sammanträde den 20 april för budgetdialog med nämnderna samt 25 maj för uppsiktsträffar.

Förslaget baseras på regionfullmäktiges föreslagna tider och gäller under förutsättning att fullmäktiges tider fastställs.

Bemanningservice (byrå) i Skellefteå har under en längre tid haft vikande bokningsgrad. En undersökning bland byråns kunder genomfördes i december 2019 i syfte att ta reda på orsaker bakom vikande bokningsgrad. Undersökningen visar på att samordning mellan personalgrupperna genomfördes i högre grad än tidigare, enheterna hade egna vikarier, minskad frånvaro och övertalig personal var huvudorsakerna.
Det som även konstaterades var att bemanningsbyrån var inte första alternativet vid korttidsfrånvaro utan enheterna försöker lösa bemanningen genom buffert tid/byten.

De vikande bokningsgraden har bland annat inneburit en negativ ekonomisk påverkan på avdelningen samt att kunskapen inte har kunnat upprätthållas.

Dialog är förd med Hälso och sjukvårdsdirektören omkring olika alternativ och eftersom behovet tillgodoses via andra lösningar är förslaget att bemanningsservice i Skellefteå avslutas omgående.

Däremot är det en risk att totalkostnaden för Region Västerbottens korttidsfrånvaro inte blir lägre om regionen har decentraliserade bemanningsassistenter och löser det själva på varje klinik. För att motverka att bemanningsenheten på NUS påverkas på liknande sätt som på Skellefteå lasarett bör en motsvarande undersökning genomföras på NUS.

Region Västerbotten använder börsel vilket hanteras med stöd av en förvaltare via fastighetsorganisationen inom Region Västerbotten.

Den nuvarande strategin är en lågriskstrategi som skulle skapa en kostnads/budgetstabilitet över tid. Nuvarande strategi är positiv i ett stigande marknadspris men regionen har ett förändrat marknadsläge där framförallt vindkraft och solkraft ökar och kommer öka ännu mer i framtiden.

Regionen kan påverkas negativt om spotpriset på elhandeln går ned då regionen har bundet priset på för hög nivå.

Genom ett backtest på olika alternativ har förvaltningen konstaterat att regionen bör ändra strategi till ett högre risktagande för att ta del av en möjlig lägre kostnad över tid. Regionens förvaltare har en strategi som heter advanced, regionen föreslås nu ändra till en mix av nuvarande strategi och advanced.

Beroende på fördelning av portföljen kan utfallet bli mellan1 miljon kronor till 5 miljoner kronor per år enligt backtestet. Förslag är att i första steg ändra fördelningen till 70 % nuvarande RV strategi och 30 procent advanced strategi. Fortsatt löpande utvärdering och fördelning av portföljningen beslutas av serviceorganisationen och förvaltare med rimlig utdelning och till rimlig risknivå.

Region Västerbotten och Lycksele kommun har sedan 2008-01-01 en gemensam kostnämnd för samverkan inom måltidsverksamheten. Kostnämnden ingår i kommunens organisation. Lycksele kommun har driftansvaret för verksamheten och produktionen är förlagd till Lycksele lasarett.

Samverkansavtalet mellan Lycksele kommun och Region Västerbotten är uppsagt av kommunen och upphör 2020-12-31.  I utredningen av kostverksamheten som kommunen tidigare utfört (RS 732:1 – 2020), föreslås att kommunen återtar sin produktion till eget produktionskök och inför leverans av nedkyld mat, cookchill till externa enheter. Huvudanledningen är att Tannbergsskolans produktionskök har under en tid totalrenoverats och för Lyckseles del blir egentillverkning förmodligen billigare i egna lokaler än hyrda.

Detta förslag påverkar regionens behov av kost vid Lycksele lasarett och får ekonomiska negativa konsekvenser motsvarande 1,5-1,7 miljoner kronor.

Under en period har alternativa lösningar utretts, produktion i egen regi, Steam Plicity som NUS och att ta maten från Lyckseles produktion kök (cook and chill).

Flera faktorer har vägts in, ekonomi, möjlighet till påverkan, matsvinn, framtida kostproduktion inom Region Västerbotten mm. Det mest ekonomiska är i egen regi men även risken för ökade framtida kostnader eftersom regionen behöver anställa egen personal och investera i ny utrustning.

Eftersom samverkansavtalet är uppsagt upphör den gemensamma kostnämnden vid årsskiftet 20/21 och Regionens politiska representanters uppdrag upphör.

Region Västerbotten och Lycksele kommun har sedan 2008-01-01 en gemensam kostnämnd för samverkan inom måltidsverksamheten. Kostnämnden ingår i kommunens organisation. Lycksele kommun har driftansvaret för verksamheten och produktionen är förlagd till Lycksele lasarett.

Lycksele kommun har genomfört en utredning av kostverksamheten som mynnat ut i beslutet att ta hem all produktion av mat till de egna köken. Samverkansavtalet mellan Lycksele kommun och region Västerbotten är därmed uppsagt av kommunen och upphör 2020-12-31.

I och med att kostenheten beslutar ta hem all produktion av mat till de egna
köken, upphör behovet av gemensam nämnd. Eftersom samverkansavtalet är uppsagt upphör den gemensamma kostnämnden vid årsskiftet 20/21 och regionens politiska representanters uppdrag upphör därmed.

Enligt 4 kap. 29 § kommunallagen får kommuner och landsting ge ekonomiskt bidrag och annat stöd till politiska partier som är representerade i fullmäktige. Partistödet syftar till att stärka partiernas ställning i den lokala demokratin och ska användas för det lokala partiarbetet som riktar sig till länsinvånarna.

Parti som erhåller mandatstöd enligt ovan ska lämna skriftlig redovisning och granskningsrapport som visar att partistödet använts för sitt avsedda ändamål. Redovisningen ska gälla perioden
1 januari – 31 december och lämnas till fullmäktige senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. (4 kap. 31 §, andra stycket, kommunallagen). Mandatstöd betalas inte ut till parti som inte lämnat sådan redovisning. I enlighet med kommunallagen ska fullmäktige årligen, vid sitt möte i september eller vid därefter närmast följande sammanträde, fatta beslut om kommande års utbetalning av partistöd.

Samtliga partier har inkommit med sina redovisningar av föregående års nyttjande av partistöd.

Enligt kommunallagen 5 kap, 12 och 13 §, ska fullmäktige årligen besluta om när ordinarie sammanträden ska hållas. Förslag till sammanträdestider för 2021 har upprättats.

Fullmäktiges sammanträden tillkännages på regionens anslagstavla minst en vecka före sammanträdesdagen

Nicklas Sandström (M) har till regionfullmäktige anmält motionen Kommunoption på FVIS. I motionen föreslås att regionen undersöker möjligheten att erbjuda länets kommuner en option för att köpa in sig på en ändamålsenlig modul till regionens nya vårdinformationssystem.

Motionsyttrande har upprättats som beskriver förutsättningarna för kommunernas deltagande.
Motionen föreslås avslås med hänvisning till att regelverket kräver att kommunerna själva deltagit i upphandlingen. För att ha det hade det krävts att kommunerna hade ingått i upphandlingen som organisationer (lämnat fullmakter) och tecknat egna avtal på samma sätt som optionspartners.

Regionernas nyttjanderätt omfattar dock användare hos kommunen vid vårdövergångar, vilket beskrivs närmare i den del av upphandlingen som benämns som specialområde SIP/SPU och som står för Samordnad individuell Plan.

Petter Nilsson (SD), Katrin Larsson (SD) och Thomas Palmgren (SD) har till fullmäktige anmält motionen Vaccinationsprogram mot HPV för pojkar. I motionen beskriver de att vaccination mot HPV för flickor ingår i det nationella vaccinationsprogrammet men att pojkar själva får bekosta vaccinationen. I motionen föreslås att Region Västerbotten inför ett eget HPV-vaccinationsprogram.

Förslag tillmotionsyttrande har upprättats. Av yttrandet framgår att regeringen vid budgetbeslutet i september 2019, beslutat att HPV vaccination av pojkar kommer att ingå i det nationella barnvaccinationsprogrammet med start hösten 2020.

Viktoria Sundin (M) har till regionfullmäktige anmält motionen "Etablera ett nytt mer hållbart samarbete mellan hälsocentralerna, elevhälsan, habiliteringen och BUP". I motionen föreslås att regionen utreder möjligheten att etablera ett nytt mer hållbart samarbete mellan hälsocentralerna, elevhälsan, habiliteringen och BUP.

Förslag till motionsyttrande har upprättats. Av yttrandet framgår att regionen har ett etablerat samarbete mellan berörda parter, genom bland annat HLT (Hälsa, lärande, trygghet) som funnits inom regionen sedan 2012.

Hälso- och sjukvårdsnämnden har den 19 februari 2020, § 12, föreslagit att motionen ska anses besvarad.

Regionstyrelsen har delegerat beslutanderätt i vissa ärenden till delegat i enlighet med delegationsordning. Dessa beslut ska återanmälas till styrelsen.

Beslut fattade med stöd av delegation framgår av bilagor.