Möte 2020-05-20

a) Ekonomisk uppföljning

Per Sehlin, controllerstrateg, ger en förstärkt månadsrapportering. Produktionssiffrorna är fortfarande preliminära. Det är en jämn fördelning av underskottet mellan verksamhetsområdena. Personalkostnaderna ger ett underskott på 90 miljoner kronor. Regionen tappar intäkter bland annat på grund av många avbokningar inom tandvården. Det är därmed svårt att göra en helårsprognos på grund av covid-19. Läkemedelskostnader visar på en kraftig kostnadsökning, vilket bland annat kan bero på viss covid-19 effekt med volymmässigt större uttag. Kostnader för hyrpersonal har från sommaren 2019 ökat inom primärvården samtidigt som det är en minskning inom sjukhusvården.

Färdigställd delårsrapport tillkommer.

Upphandling av Dentala förbrukningsmaterial genomförs i enlighet med beslut av hälso- och sjukvårdsnämndens ordförande i december 2019. Inkomna anbud har utvärderats enligt förfrågningsunderlagets angivna förutsättningar.

Förslag till val av leverantör har tagits fram. Anbudssekretess råder varför förslag till beslut presenteras vid sammanträdet.

Paragrafen direktjusteras.

Upphandling av Klinisk patologi, bemanning och vård genomförs i enlighet med beslut av hälso- och sjukvårdsnämndens ordförande i december 2019. Inkomna anbud har utvärderats enligt förfrågningsunderlagets angivna förutsättningar.

Förslag till val av leverantör har tagits fram. Anbudssekretess råder varför förslag till beslut presenteras vid sammanträdet.

Paragrafen direktjusteras.

Utskott för primärvård och tandvård fick vid sammanträde den 1 april 2020 information om förslag på ny organisation- och ledningsstruktur gällande närsjukvårdsområde primärvård Skellefteå respektive närsjukvårdsområde Umeå. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ser vikten av denna organisations- och ledningsstruktur inom primärvården och att den kommer igång så snart som möjligt. Detta är anledningen till att utskottet höll ett extra sammanträde den 8 april 2020. Ärendet var uppe på hälso- och sjukvårdsnämnden den 23 april och återremitterades då till utskottet för primärvård och tandvård. Ärendet är nu åter i hälso- och sjukvårdsnämnden för beslut.

Förslaget stödjer god och nära vård och rustar primärvården för framtida utmaningar utifrån fem fokusområden:
Samarbete mellan hälsocentraler, hållbarhet, effektivitet, tillgänglighet, digitalisering.

Två till fyra hälsocentraler bildar en basenhet. I Skellefteå med kranskommuner innebär det att 12 hälsocentraler bildar 3 basenheter med 4 hälsocentraler per basenhet. I Umeå med kranskommuner innebär det att 14 hälsocentraler bildar fyra basenheter med 4 respektive 3 hälsocentraler per basenhet. Varje hälsocentral ska erbjuda ett basutbud av tjänster. Varje basenhet leds av en verksamhetschef samt ett antal avdelningschefer i enlighet med Region Västerbottens riktlinje. Inom varje basenhet återfinns även MLA.

Hälsocentraler Skellefteå med kranskommuner:
Moröbacke, Kåge, Byske, Ursviken bildar basenhet nord.
Anderstorp, Burträsk, Lövånger, Bureå bildar basenhet syd.
Heimdall, Erikslid, Boliden, Norsjö bildar basenhet väst.

Hälsocentraler Umeå med kranskommuner:
Mariehem, Ersboda, Robertsfors, Sävar bildar basenhet nord.
Teg, Hörnefors, Nordmaling bildar basenhet syd.
Ålidhem, Holmsund, ev. Tomtebo bildar basenhet öst.
Backen, Vännäs, Bjurholm, Vindeln bildar basenhet väst.

Tilläggsuppdrag primärvård blir en basenhet med länsövergripande specialistfunktioner såsom ungdomshälsa, alkohol- och drogmottagning, centrum mot våld med flera.

1177 vårdguiden på telefon blir en basenhet med länsövergripande dygnet runt verksamhet i Umeå, Skellefteå, Lycksele.

Referensgrupp bestående av fackliga ombud samt arbetsrepresentanter från länssjukvård respektive slutenvård har varit med i processen. Riskbedömning är gjord.

Förändringen förväntas genomföras kostnadsneutralt.

Hälso- och sjukvårdsnämnden redovisar ett underskott mot budget efter april med 164 miljoner kronor. Nettokostnadsökningen uppgår till 4,0 procent där intäktsförändringen står för -1,3 procent och kostnadsförändringen för 1,9 procent. Personalkostnader utgör drygt hälften av det redovisade underskottet. En förbättring redovisas specifikt för april i förhållande till de tidigare månaderna hittills under året. Övriga poster med stora avvikelser är tandvårdsintäkter orsakade av brist på tandläkare samt uppkommen Corona/Covid situation där patienter avbokar sina besök. Även läkemedel redovisar för hållandevis hög negativ avvikelse mot budget och kostnadsökning. Även här kan märkas en effekt av Corona/Covid situationen. Den särskilda redovisningen av Corona/Covid visar på kostnader på 13 miljoner kronor t o m april för det som direkt kan hänföras dit. Till detta ska läggas dolda ekonomiska effekter som intäktsbortfall m m.

Följsamheten till den beslutade omställningsplanen blir också svår beroende på att organisationen behöver förbereda sig på en situation med ökat inflöde av svårt sjuka patienter som både påverkar kostnader för skyddsmaterial och personella resurser.

Sjukvårdsproduktionen har minskar med knappt 12 procent. I primärvården är minskningen 19 procent medan sjukhusvården minskar sin produktion med knappt 10 procent. Produktionsminskningen ses såväl för västerbottningar som för regionpatienter.

Hälso- och sjukvårdsdirektören informerar om öppethållandeplan för hälso- och sjukvården sommaren 2020.

Regionens revisorer har den 31 januari 2020 överlämnat missivet och rapporten ”Granskning av resor och representation år 2019” (Rev 54-2019). Revisorerna har med anledning av rapporten hemställt om hälso- och sjukvårdsnämndens yttrande med uppgifter och verkställda och planerade åtgärder.

Revisorernas granskning visar att hälso- och sjukvårdsnämnden inte har säkerställt en tillräcklig styrning eller intern kontroll avseende kostnader för resor och representation. De fastslagna riktlinjerna bedöms ändamålsenliga men det finns otydligheter i tillhörande anvisningar. Styrningen i berörda system bedöms svag och det finns brister i efterlevnad av riktlinjer och gällande lagstiftning. Hälso- och sjukvårdsnämnden har inte säkerställt en tillräcklig kontroll av efterlevnaden.

Hälso- och sjukvårdsnämnden har tagit del av revisorernas granskningsrapport och missiv och yttrar sig över iakttagelser och rekommendationer. Regionen har en attestordning som är utformad utifrån den ansvarsfördelning som finns i Region Västerbotten. Det finns ingen central kontroll utifrån den ansvarsfördelning som är gällande i Region Västerbotten. De åtgärder som hälso- och sjukvårdsnämnden bedömer är effektiva för att öka styrningen avseende kostnader för resor och representation är via utbildning och kunskapsspridning istället för centrala kontroller. Revisionens granskning visar att efterlevnaden av anvisningar och riktlinjer inte är fullgod och att det kan vara ett tecken på att de informationsinsatser som genomförs inte är tillräcklig. Hälso- och sjukvårdsnämnden överväger vilka utbildningsinsatser som ytterligare kan genomföras. Risker för fel avseende resor och representation värderas i hälso- och sjukvårdsnämnden riskanalys till internkontrollplanen.

Regionens revisorer har den 31 januari 2020 överlämnat missivet och rapporten ”Granskning om produktions- och kapacitetsstyrning” (REV 24-2019). Revisorerna har med anledning av rapporten hemställt om hälso- och sjukvårdsnämnden yttrande med uppgifter och verkställda och planerade åtgärder.

Granskningen visar att hälso- och sjukvårdsnämnden inte har säkerställt en tillräcklig styrning och kontroll över arbetet med att införa produktions- och kapacitetsstyrning (PKS). Nämnden har inte tydligt definierat vad PKS är och det saknas konkreta målsättningar för arbetet med att införa PKS som arbetsmetod bland verksamheterna. Risken är stor att arbetet med PKS blir svårt att följa upp och att resultat inte går att utvärdera. Positivt är att det inom nämndens förvaltning under år 2019 pågick en rad aktiviteter med att införa PKS. Bland annat fick ett stort antal chefer och medarbetare utbildning i PKS. Med hänvisning till granskningsrapporten lämnar revisorerna följande rekommendationer;

- Att hälso- och sjukvårdsnämnden stärker sin styrning och kontroll över arbetet med att införa produktions- och kapacitetsstyrning. Enligt regiondirektörens plan för åren 2020-2022 ska PKS ge minskade kostnader på 108 miljoner kronor. Otillräcklig styrning och kontroll medför risk att PKS endast ger begränsade effekter.

- Tydliggör syftet med PKS. Syftet bör innehålla en definition av vad PKS är. Ett tydligt syfte kan ligga till grund för uppföljningsbara effektmål.

- Se till att formulera effektmål för PKS som går att följa upp. Tydligare effektmål kan göra det möjligt att utvärdera resultaten av PKS.

- Se till att förankra PKS hos samtliga berörda chefer. Som del i detta behöver alla berörda chefer få nödvändig utbildning.

- Se till att utveckla stödinsatser och stödsystem. Särskilt viktiga delar är datalagret och lathunden för PKS-verktyget.

- Se till att besluta om en ändamålsenlig organisation för PKS.

Ett förslag till yttrande har upprättats. Av yttrandet framgår att syfte och definition med PKS finns framtagna, samt att effektmål utöver de som är definierade i projektdirektivet även finns framtagna.
Arbete pågår med att förankra PKS hos samtliga chefer, med måltalet att fler än 90 % skall ha genomgått utbildningen. I yttrandet föreslås att PKS som projekt övergår till förvaltning inom HSF.

Region Västerbottens revisorer har 31 januari 2020 överlämnar missiv gällande granskning om hantering av läkemedelskostnader.
Revisorerna bedömer att Hälso- och sjukvårdsnämnden inte har en tillräcklig styrning och kontroll över läkemedelskostnaderna. För år 2019 beslutade nämnden inte om några mål, strategier eller direktiv för hur verksamheterna skulle arbeta med läkemedelskostnaderna. Enligt nämndens budget skulle läkemedelskostnaderna år 2019 ha minskat 14,5 miljoner kronor, motsvarande -1,5 procent. Vid årets slut uppgick läkemedelskostnaderna till 981 miljoner kronor vilket var en ökning med 25 miljoner kronor, motsvarande 2,6 procent. Med utgångspunkt i granskningen lämnar revisorerna följande rekommendationer till nämnden:
• Besluta om direktiv, mål uppdrag och strategier för verksamheternas arbete med kontroll över läkemedelskostnaderna.
• Säkerställ med hjälp av riskanalyser, konsekvensbeskrivningar och prioriteringar att budgetar och planer om kostnadsreducerande åtgärder är realistiska.
• Följ upp hur aktiviteter och åtgärder för kostnadskontroll blir genomförda och vilka effekter som verksamheterna uppnår.

Ett förslag till yttrande har upprättats. Av yttrandet framgår att Hälso- och sjukvårdsnämnden i huvudsak instämmer i revisionens iakttagelser och har följande kommentarer till de rekommendationer som lämnats.
Följande åtgärder har genomförts
• I samband med planeringsarbetet år 2020 har regiondirektörens plan för omställning till hållbar ekonomi där åtgärder inom ramen för läkemedel finns med antagits.
• I samband med att Region Västerbotten tillfördes ytterligare medel via kostnadsutjämningssystemet och generella statsbidrag tillfördes Hälso- och sjukvårdsnämnden 141,7 miljoner kronor för år 2020. Av dessa ökades budget för läkemedel med totalt 51,7 miljoner kronor. Ytterligare 10 miljoner kronor har tillförts primärvården via beställaren.

Fullmäktiges beredningar för folkhälsa och demokrati arbetar med uppdrag
fastställda i regionplanen. I uppdraget ingår även att öka kunskapen om
medborgarnas behov av åtgärder och insatser samt att verka för bättre kontakter
mellan medborgare och förtroendevalda.

Uppdragen för 2019 är följande:
- Utveckla former för medborgardialog som bidrar till ett ökat medborgarinflytande i
det hälsofrämjande arbetet inom Region Västerbotten
- Utreda och föreslå former för dialog med kommuner, samhällsorgan,
frivilligorganisationer och andra intressenter i folkhälso- och demokratifrågor
- Utifrån ett medborgarperspektiv belysa hinder och goda exempel på övergångarna
mellan sjukhusvård och kommunal hemsjukvård

Beredningarna har även möjlighet att redovisa övriga behov som beredningen
uppmärksammar inom ramen för folkhälsa och demokrati. Uppdragen ska årligen
redovisas till fullmäktige.

Beredningarnas rapporter redovisar behov hos befolkningen som framkommit genom
medborgardialog, genom kunskapsinhämtning samt fakta kopplat till fullmäktiges
uppdrag till beredningen.

I kommunalförbund med förbundsdirektion lämnar revisorerna en revisionsberättelse till var och en av förbundsmedlemmarnas fullmäktige enligt kommunallagen 9 kap. 13 §. Förbundsmedlemmarna fattar var för sig beslut om ansvarsfrihet för direktionen i dess helhet.

Direktionen har ansvar för att verksamheten bedrivs enligt gällande mål, beslut, riktlinjer och de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten samt säkerställa att det finns en tillräcklig intern kontroll.

Av revisionsberättelsen framgår att verksamheten har genomförts i enlighet med förbundsordning och de uppdrag, mål och aktiviteter som direktionen har beslutat om för 2019.

Revisorerna gör den sammantagna bedömningen att direktionen har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. De gör även bedömningen att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande, att direktionens interna kontroll har varit tillräcklig samt att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och de verksamhetsmål och uppdrag som direktionen ställt upp. 

Förbundsdirektionen för Norrlandstingens regionförbund har upprättat årsredovisning för verksamhetsåret 2019.

När det gäller verksamhetsmålen så följer aktiviteterna i stort sett planen. Utfallen av den finansiella målen visar att NRF har en god ekonomisk ställning. Resultatet för 2019 visar att intäkterna överstiger kostnaderna positivt med ca 740 tkr. Utfallet jämfört med budget avviker också positivt, med ca 1339 tkr. Det egna kapitalet har ökat med årets resultat och uppgår 2019-12-31 till ca 3153 tkr.

Det positiva utfallet mot budget har flera förklaringar, ett projekt har fördröjts, planerade lokalanpassningar har kunnat undvikas, statliga medel har tillförts kunskapsstyrningsarbetet, samt att en genomgång av balanserade medel har genomförts och resulterat i att bokföringsmässiga medel har återförts till resultatet för 2019.

Beslut/Yttranden som fattats med stöd av delegation

Arbetsutskottets protokoll 13 maj 2020, tillkommer

Utskott för primärvård och tandvård, protokoll 11 maj 2020, tillkommer

Beslut fattade av hälso- och sjukvårdsdirektören

Hälso- och sjukvårdsdirektörens beslut som fattats med stöd av delegation. Förteckning.

Beslut fattade med stöd av vidaredelegation

Områdeschefs, verksamhetschefs beslut som fattats med stöd av vidaredelegation. Förteckning.