Möte 2023-08-24

Under denna punkt hittar ni övergripande information om program/tidsplan, eventuella kompletteringar, presentationer, blankett för arvoden och annat som kan vara viktigt att ha kännedom om.

Förhinder

Om du ej kan närvara är det viktigt att du kallar in din ersättare. Meddela gärna ditt frånvaro och vem som blir din ersättare till Nina Olofsdotter via e-post: nina.olofsdotter@regionvasterbotten.se eller tfn 073-039 28 06 för att underlätta vid uppropet.

Program/tidsplan

Aktuella kompletteringar
Här uppges vilka kompletterar som gjorts efter att kallelsen är utskickad.
Observera att informationen här endast listar ärenden där en komplettering
har gjords.

- Ärende 8: Kompletterande bilaga tillagt (2023-08-22)
- Förslag till extraärende publicerat (2023-08-21)

Presentationer

Här läggs presentationer från föredragande. Presentationerna läggs upp
eftersom de inkommit (före mötet, under mötet och efter mötet).

- inga aktuell kompletteringar

Regionala utvecklingsnämnden har att utse justerare som jämte
ordföranden ska justera sammanträdets protokoll. Justering sker genom
digital signering måndagen den 28 augusti 2023.

Regionala utvecklingsnämnden har att fastställa föredragningslistan.

Ledamöter och ersättare som tjänstgör i en nämnd eller styrelsen har rätt att
väcka ärenden, så kallad initiativrätt. Den 2 december 2021 beslutade regionala utvecklingsnämnden att anta en rutin för anmälan av
initiativärenden till nämnden.

Ett initiativärende kan lämnas in före eller under ett sammanträde och ska
vara skriftligt. Oavsett när initiativärenden lämnas in måste tjänstgörande
ledamot lyfta ärendet på sammanträdet under detta ärende, det räcker inte
enbart med att lämna in det skriftligt före sammanträdet.

Nämnden har att besluta om anmälda ärenden och dess fortsatta hantering.
Initiativärenden som överlämnas för beredning ska behandlas av nämndens
beredande utskott inom 6 månader från det att initiativet anmälts.

Följande initiativärenden har anmälts till sammanträdet:

- Inga initiativärenden är anmälda före sammanträdet.

Föredragningar av ärenden vid nämndens sammanträde hålls enligt följande lista:

• Regionala utvecklingsnämndens återkopplingsrapport på planeringsförutsättningarna 2024-2027
• Information om fusion AC-Net
• Information från regionala utvecklingsförvaltningen

-

Regionala utvecklingsnämnden har att lämna återkoppling på planeringsförutsättningar för perioden 2024-2027. Planeringsförutsättningar för perioden 2024-2027 med tillhörande bilagor är ett tjänstepersonförslag som presenterades vid kick-off den 16 maj 2023, och ligger till grund för den fortsatta beredningen av förslag till regionplan 2024.

Information om planeringsförutsättningarna samt bilagor lämnades vid regionala utvecklingsnämndens sammanträde den 23 maj samt vid nämndens sammanträde den 15 juni.

Vid regionala utvecklingsnämndens sammanträde den 15 juni fördes dialog inför nämndens återkopplingsrapport på planeringsförutsättningar 2024-2027 där möjlighet till inspel inför det fortsatta beredningsarbetet lämnades.

Nämndernas återkopplingsrapporter utgör respektive nämnds inspel inför fortsatt beredning av förslag till kommande regionplan. I återkopplingsrapport ska respektive nämnd redogöra för:

• Nämndens bidrag till fullmäktiges mål och uppdrag,
• Nämndens planerade verksamhetsförändringar,
• Nämndens inriktning för kompetensförsörjning,
• Bedöma om den föreslagna ekonomiska ramen för nämnden är tillräcklig, och vid svar nej beskriva vad nämndens plan för hållbar ekonomi och prioritering av resurser,
• Nämndens investeringsplanering, samt
• Nämndens övriga synpunkter.

Nämndernas återkopplingsrapporter ligger utöver detta till grund för de styrdialoger som hålls under hösten mellan regionstyrelsen samt respektive nämnds presidium och förvaltningschef.

Förslag till regionala utvecklingsnämndens återkopplingsrapport på planeringsförutsättningar 2024-2027 har upprättats. Regionala utvecklingsnämndens återkopplingsrapport överlämnas till regionstyrelsen inför fortsatt beredning av regionplan 2024.

Regionala utvecklingsnämndens återkopplingsrapport utgör även grundläggande anvisningar och prioriteringar till förvaltningen inför regionala utvecklingsförvaltningens fortsatta planeringsarbete för år 2024, till dess att regionala utvecklingsnämndens nämndplan för 2024 fastställs i december.

Ordförande informerar muntligt om pågående arbete med fusionsprocessen. Informationen har kommer även att delges primärkommunala delegationen och kommunchefsforum under hösten.

Muntlig information lämnas till regionala utvecklingsnämnden från t.f.
regionala utvecklingsdirektören Anders Byström om aktuella händelser från
förvaltningen.

Planering av sammanträden inom regionala utvecklingsförvaltningen för politiska instanser i form av beredningar, utskott, nämnd, presidieberedning samt tjänstepersonsberedning och kommunchefsforum inför året 2024.

Planen har tagit hänsyn till sammanträdestider för Sveriges kommuner och regioner (SKR), regionfullmäktige och regionstyrelsen, kommunala sammanträdesdagar som förläggs i början av veckan samt stoppdatum kopplade till EU-finansiering och organisationens interna ekonomiska händelser.

Coronapandemin har förändrat vårt arbetssätt vilket innebär att vi idag använder oss i större utsträckning av digitala mötessystem. Denna mötesform innebär minskat resande och minskade kostnader. Vi har blivit mer flexibla vilket innebär möjligheter att förlägga möten på andra tider och dagar, i jämförelse mot när vi bara använder oss av fysiska sammanträden.

Förslag till förändringar

Under 2023 har regionala utvecklingsnämnden förlagt ytterligare ett sammanträde på våren under juni månad, och då haft sammantaget fem sammanträden på våren samt tre sammanträden på hösten. Detta för att brygga över det avstånd som uppstår i tid mellan sena maj och sena september som tidigare varit fri från nämndssammanträden. Planeringen för 2024 föreslår ett möte i juni även för detta år.

Nya plan- och budgetprocessen som tagits i bruk har under 2023 skapat ett behov av att hantera planeringsförutsättningar för kommande år i augusti månad, och 2023 har RUN beslutat om ett extra sammanträde i augusti. För 2024 föreslås att RUN förlägger ett sammanträde i augusti för att återigen besluta om planeringsförutsättningar för kommande plan- och budgetprocessen 2024.

I den nya plan- och budgetprocessen ska nämnden inte längre besluta om delårsrapportering per april månad. Det ger större frihet i hur nämnden planerar sitt sammanträde i maj månad. I stället har sammanträdet i maj lagts för att bättre passa regionala utvecklingsförvaltningens projektstödverksamhet mot Tillväxtverkets utlysningstider. På det stora hela har försök gjorts för att passa regionala utvecklingsnämndens projektstödverksamhet mot Tillväxtverkets utlysningstider för hela året.

Regionala utvecklingsförvaltningen föreslår att sammanträdesplanen år 2024 antas enligt den mer detaljerade beskrivningen nedan:  

-        Regionala utvecklingsnämndens presidieberedning (RUN PB)

Innan kallelsen till kulturberedningen går ut dvs ca 10 arbetsdagar innan KB.

RUN PB är i detta fall samma gruppering som RUN AU. Beredningen förläggs inte i direkt anslutning till tjänstepersonsberedningen men bör ligga inom en 10-dagarsperiod efter tjänstepersonsberedningen, det ger utrymme till förberedelse för inblandade tjänstepersoner inför presidieberedningens möte. Presidieberedningen fördelar ärenden för KB, RUN AU och RUN i de fall RUN AU eller RUN ska fatta beslut i ärendet. Här finns möjlighet att gå igenom ärenden för kommande och framtida sammanträden samt få en bättre inblick i vad som händer inom kommunal samverkan.

Datum: 18 januari, 6 mars, 10 april, 13 maj, 6 augusti, 28 augusti, 25 september, 11 november

-        Kulturberedningen (KB)

Kulturberedningen bereder kulturfrågor inför regionala utvecklingsnämndens varje sammanträde enligt upprättad uppdragsbeskrivning och sammanträder sju gånger under året. 

Datum KB: 7 februari, 14 mars, 17 april, 22 maj, 12 september, 9 oktober, 20 november

-        Regionala utvecklingsnämndens arbetsutskott (RUN AU)

Två veckor innan RUN. Främst onsdag eller torsdag.

Datum: 14 februari, 27 mars, 25 april, 5 juni, 14 augusti, 26 september, 24 oktober, 28 november

-        Regionala utvecklingsnämnden (RUN)

Främst torsdagar två veckor efter RUN AU. Alla nämndens sammanträden är inte direkt kopplade till regionfullmäktige. I övrigt har ekonomi satt deadlines som nämnden behöver ta hänsyn till. Alla dessa faktorer kan ibland innebära att det vissa månader är tätare mellan sammanträdestillfällena än andra.

Datum: 29 februari, 11 april, 8 maj, 19 juni, 22 augusti, 10 oktober, 7 november, 11 december

-        Primärkommunala delegationen (PKD)

Cirka 10 dagar innan ett arbetsutskott för regionala utvecklingsnämnden. Främst onsdag eller torsdag.

Datum: 20 mars, 23 maj, 11 september, 21 november

-        Primärkommunala delegationens arbetsutskott (PKD AU)

10-20 dagar innan PKD. Främst onsdag och torsdag. Vid tre tillfällen sammanträder PKD AU utan efterföljande PKD, 8 februari, 12 april och 11 oktober.

Datum: 8 februari, 1 mars, 12 april, 2 maj, 29 augusti, 11 oktober, 8 november

-        Delegationen för utbildning (DU) och delegationen för social välfärd och hälsa (DSH)

Delegationerna sammanträder på angränsande dagar, vilket innebär att förvaltningen behöver planera för detta.

Datum DU: 22 februari, 25 april, 4 september, 23 oktober

Datum DSH: 21 februari, 24 april, 5 september, 24 oktober

-        Fullmäktigeberedningen för samverkan och regional utveckling (BSR)

Främst onsdagar och torsdagar. BSR sammanträder utifrån det uppdrag som regionfullmäktige tilldelar beredningen. För 2024 föreslås 10 tillfällen. Beredningens syfte är att inom området regional utveckling omhänderta relevanta primärkommunala perspektiv utifrån fullmäktiges tematiska uppdrag.

Datum: 8 februari, 21 mars, 12 april, 10 maj, 11 juni, 15 augusti, 13 september, 11 oktober, 8 november, 12 december

-        Samrådet för samverkan och regional utveckling (Samrådet)

Samrådet sammanträder alltid dagen efter RUN AU.

Datum: 16 februari, 27 mars, 26 april, 5 juni, 15 augusti, 27 september, 25 oktober, 29 november.

-        Tjänstepersonsberedning (TB)

Varje månad med undantag för juli. Regionala utvecklingsdirektören beslutar om ärenden som ska vidare för politisk beredning och beslut.

Datum: 16 januari, 27 februari, 26 mars, 16 april, 7 maj, 11 juni, 20 augusti, 17 september, 15 oktober, 5 november, 10 december

Övriga faktorer att ta hänsyn till 2024:

Undvik att förlägga sammanträden på kommunernas sammanträdesdagar samt under loven.

Större evenemang såsom Västerbotten på Grand Hôtel, Almedalen, European week och Digitala Västerbotten