Möte 2024-02-22

Förslag till beslut har upprättats. 

Årligen genomförs i samverkan mellan patientnämnderna i Norrbotten, Västerbotten, Västernorrland och Jämtland/Härjedalen en så kallad Regionkonferens. Konferensen arrangeras växelvis av de fyra patientnämnderna.

Regionkonferensen arrangerades 2023 av Västerbotten och genomfördes som två digitala halvdagskonferenser 2023-04-27 - - 28.

Årets regionkonferens arrangeras av Norrbotten 2024-04-17 och genomförs digitalt. Målgrupp för konferensen är både förtroendevalda och tjänstepersoner vid de berörda patientnämnderna.

Patientnämndens förvaltning lämnar information om drift och administrativ verksamhet under perioden 2023-09-01 - - 12-31.

I rapporten framgår att verksamheten i huvudsak fungerat enligt plan och att ärendehanteringen är något mindre till omfattning än motsvarande period föregående år. Vidare lämnas information om omfattning av administrativa ärenden och om personalförhållanden på förvaltningen.

Patientnämndens förvaltning återrapporterar beslut fattade på delegation till förvaltningschef samt beslut fattade på vidaredelegering från förvaltningschef under perioden 2023-12-01 - - 2024-01-31.

Återrapporten avser beslut rörande utbetalningar av arvoden och kostnadsersättningar till stödpersoner som attesteras löpande under perioden, samt att förvaltningschef svarat på en remiss avseende strategi för jämställdhet och jämlikhet.

Vidaredelegerade beslut avser beslut om att förordna och avsluta stödpersonsuppdrag samt att rekrytera och avsluta stödpersoner. Dessa beslut har fattats löpande under perioden av handläggare vid förvaltningen.

Under perioden har 31 stödpersonsuppdrag påbörjats och 28 stödpersonsuppdrag avslutats. Under perioden har ingen stödperson rekryterats och 1 har avslutats.

Patientnämndens förvaltning lämnar information om status vad gäller ärenden under beredning. Av sammanställningen framgår ärenden som överförts från 2023 för handläggning/utredning under 2024.

Av sammanställningen framgår fem ärenden som skall återrapporteras under 2024. Fyra av dessa är klara av återrapport, ett kommer att återrapporteras vid nämndens sammanträde i juni 2024.

Patientnämndens förvaltning lämnar information till Patientnämnden om ekonomiskt resultat för 2023. Informationen avser ekonomiskt resultat månad för månad och ackumulerat under året.

Patientnämnden uppvisar 2023 ett överskott på 287 tkr inklusive intäkter. Det innebär en positiv budgetavvikelse på ca 4 %. Två av nämndens kostnadsställen uppvisar ett överskott för året. Kostnadsställe 19301 uppvisar dock ett underskott och 14 tkr för 2023.

Kostnadsställe 19301 avser driften av nämndens politiska organisation och det negativa resultatet är huvudsakligen resultatet av oförutsedda kostnader för den presidiekonferens som Patientnämnden Västerbotten arrangerade hösten 2023.

Patientnämndens förvaltning lämnar information till nämnden om stödpersonsverksamheten under innevarande år som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Under perioden september – december har förvaltningen ordnat två utbildningskvällar, en i Skellefteå och en i Umeå. Vid utbildningskvällen i Skellefteå föreläste en ambassadör från Hjärnkoll om egna erfarenheter rörande bland annat tvångsvård. Utbildningskvällen i Umeå erbjöd rundvandring i nya psykiatrihuset samt dialog med verksamhetschefen för Vuxenpsykiatrin Umeå. Stödpersonerna har även erbjudits medverka på föreläsning via myndighetssamverkan med temat ”Medberoende”.

Representanter från förvaltningen har under perioden deltagit i löpande samverkansgrupper.

Under hela aktuell period har målvärdet i huvuddelen av ärendena uppfyllts i att stödperson skall ha utsetts inom tre arbetsdagar om patienten önskat detta, och i de flesta fall har stödperson varit utsedd inom ett dygn.

Patientnämndens förvaltning lämnar information till nämnden om patientärenden som avslutats under 2023. Under perioden har 990 patientärenden avslutats i diariesystemet VSP. Förvaltningen har även haft 307 rådgivande/hänvisande telefonsamtal. Med start från 1 september 2023 registreras informationsärenden i diariesystemet VSP. Detta har påverkat kategoriseringen av patientärenden vad gäller organisation och huvudproblem, vilket försvårar jämförelser med föregående år.

En majoritet av patienterna under året var kvinnor (50 %) och åldersspridningen var stor, med en medianålder på patient som var 57 år. Huvudproblemet Kommunikation var vanligast, följt av Vård & behandling samt Tillgänglighet.

I enlighet med beslut 2023-12-14 har Patientnämndens förvaltning gjort en sammanställning av ärenden som handlagts rörande Barn- och ungdomspsykiatri Västerbotten under åren 2022-2023.

Materialet omfattat sammanlagt 61 ärenden, 27 ärenden 2022 och 34 ärenden 2023. Sammantaget är ”Tillgänglighet”, och då i synnerhet ”Väntetider i vården” den vanligaste kategorin.

I samband med diskussioner kring patientärenden vid Patientnämndens sammanträden under hösten 2023 har framförts önskemål om att få belyst hur handläggning av ärenden kan se ut.

Vid presidieberedning 2023-12-07 preciserade presidiet önskemålet till att handla om exempel på handläggningsprocessen och dokumentationen av två ärenden per sammanträde. I underlaget framgick att presentationen skulle avse två avidentifierade ärenden som förvaltningen väljer ut. Av presentationen skulle också framgå den ursprungliga anmälan, exempel på diarieförd kommunikation i ärendet, vårdens eventuella svar samt eventuella åtgärder som vidtas av vården som ett resultat av ärendet, i det fall det framgår av svaret.

Vid Patientnämndens sammanträde 2023-12-14 beslutade nämnden att återremittera ärendet till förvaltningen och presidiet, med uppdrag att göra en omvärldsbevakning hur andra Patient-nämnder presenterar patientärenden samt utifrån vilka principer ärenden som presenteras tas ut. Nämnden beslutade också att ärendet skall återkomma vid sammanträdet 2024-02-22.

Dialog med andra patientnämnder visar att det ser väldigt olika ut i olika regioners patientnämnder och det framstår som att Patientnämnden Västerbotten sannolikt når bäst resultat avseende uppdraget att vidareutveckla nämndens kunskap och förståelse för hur patientärenden kan te sig genom en process där både nämnd och förvaltningen samverkar om vad nämnden efterfrågar och vad förvaltningen kan presentera.

Inför Patientnämndens sammanträde har förvaltningschefen uppdragit åt en av förvaltningens handläggare att förbereda en presentation, som tar utgångspunkt i förvaltningens rutiner för ärendehandläggning och landar i några exempel på ärenden. Berörd handläggare har fått uppdraget att presentera sitt underlag innan sammanträdet, som en delmängd av nämndens kontinuerliga kompetensutveckling. Därefter får nämnden komma fram till hur förvaltningen skall gå vidare i sina presentationer.

En patient har tagit kontakt med Patientnämnden och beskriver problem som uppstår med anledning av att hen har skyddad identitet.

Patienten och närstående beskriver att patienten, utifrån att hen har skyddad identitet, har haft svårigheter i kontakten med verksamheten. Enligt patienten har verksamheten beskrivit att kallelser till besök inte kan skickas till hen genom Kivra. Kallelser skickas i stället med brevpost via Skatteverket, vilket innebär en lång fördröjning och ibland att besöksdatumet redan har passerat när patienten får brevet. Nyligen fick patienten också en faktura hemskickad för ett uteblivet besök, till vilket patienten menar att hen aldrig har fått någon kallelse. Fakturans förfallodatum hade dessutom redan gått ut och patienten önskar att fakturan makuleras.

Enligt patienten beskrivs verksamheten inte heller ha kontaktat hen per telefon eller sms när personal har blivit sjuka och inbokade besök har behövt avbokas med kort varsel, vilket har lett till att patienten har tagit ledigt från arbetet och åkt till verksamheten i onödan. Patienten beskriver som ett exempel att hens hälsocentral har sparat hens telefonnummer och kan kontakta hen snabbt via telefon vid sådana tillfällen, vilket patienten samtycker till och hen önskar att berörd verksamhet gör på samma sätt. Hen önskar bli kontaktad av verksamheten för besked kring beskriven faktura, samt information om hur hen och verksamheten kan underlätta sina kontakter framledes.

Patientnämndens förvaltning lämnar information om vilka verksamheter som behövt påminnas om att inkomma med skriftligt yttrande i patientärenden. Sammanställningen avser ärenden som avslutats 2023 och omfattar 40 verksamheter. I vissa fall har två påminnelser behövts.

Patientnämndens förvaltning upprättade inför 2024 en årsöversikt i form av ett så kallat årshjul. Av årshjulet framgår väsentliga aktiviteter för nämnden samt för dess förvaltning under 2024.

Årsöversikten har uppdaterats kontinuerligt med aktiviteter som tillkommit eller förändrats under året och redovisats i uppdaterad form vid varje sammanträde.

Patientnämnden informeras om upprättad rutin för kontroll och revidering av dess styrdokument. Rutinen är reviderad och fastställd av förvaltningschef som ett arbetsunderlag för förvaltningens arbete med att hålla nämndens styrdokument aktuella.

Då rutin om att nämnd skall fastställa skriftliga månadsrapporter införts finns behov av att komplettera fastställd delegationsordning avseende rätt att fastställa rapporter som inte kan invänta nämndens avgörande.

I dialog med Patientnämndens ordförande har förvaltningschef upprättat ett förslag på en uppdaterad delegationsordning för tillämpning 2024-03-02 - - 2024-12-31.

Förslaget ersätter delegationsordning med diarienummer 2023-54A.

Patientnämndens förvaltning har upprättat förslag på tillsynsrapport för intern kontroll avseende tertial 1, 2 och 3 2023.

I Patientnämndens tillsynsplan för intern kontroll 2023 har åtta risker identifierats för bevakning under året. Av dessa skall fem kontrolleras och följas upp med kontrolltester.

I enlighet med Region Västerbottens reglemente för intern kontroll tar varje nämnd fram en årlig tillsynsplan för intern kontroll. Tillsynsplanen syftar till att säkerställa att kontrollsystemet i nämndens verksamhet fungerar genom att testa rutiner och regelverk.

Patientnämndens förvaltning har upprättat ett förslag till Tillsynsplan för intern kontroll 2024.

Tillsynsplanen beskriver tre risker för nämnden och dess förvaltning att kontrollera under året genom tre kontrollaktiviteter med därtill kopplade kontrolltester. Dessutom har identifierats tio risker som nämnden och dess förvaltning under året kommer att bevaka.

Patientnämndens förvaltning har upprättat förslag till Årsrapport för 2023.

I rapporten lämnas en ekonomisk analys och en beskrivning av utveckling av nämndens verksamhet och resultat för perioden januari-december 2023. I rapporten sker en uppföljning av de mål som fullmäktige har riktat till Patientnämnden samt en bedömning för måluppfyllelse vid årets slut.

Av årsrapporten framgår att Patientnämnden under perioden har bedrivit verksamheten i enlighet med plan. Antalet patientärenden som inkommit och avslutats är i huvudsak i paritet med tidigare år. Stödpersonsverksamheten har haft i huvudsak samma omfattning som föregående år.
Måluppfyllelsen är acceptabel, givet att de delmål/indikatorer där ambitionsnivån inte uppnåtts till stor del påverkas av faktorer utom nämndens kontroll.

Bemanningen vid Patientnämndens förvaltning är god. Alla tjänster är tillsatta med kvalificerad personal. Sjukfrånvaron är mycket låg.

Patientnämndens ekonomiska läge är gott. Nämnden uppvisar ett överskott för året.

Patientnämnden delger nedan listade handlingar för kännedom.

Kommande sammanträde genomförs 2024-06-13. Sammanträdet är det andra sammanträdet 2024. Under sammanträdet kommer bland annat Revisionsrapport, Delårsrapport 1 (förenklad), Tillsynsrapport 1 för intern kontroll 2024, Årsöversikt 2024 och Ekonomisk rapport 2024 att avhandlas.

I samband med sammanträdet genomförs också en planeringsdag inför 2025.

Inför dagens sammanträde var Maria Falck samt Maria Stefansson från Folkhälsa inbjudna då Patientnämnden efterfrågat möjlighet att HBTQ-diplomera nämnden. För närvarande är möjligheten till diplomering pausad då Folkhälsa har behov av att rekrytera. Via www.laranderegion.se är det möjligt att genomföra HBTQ-utbildning ”Andra chansen” dock utan diplomering. Folkhälsa har två digitala utbildningar ”Jämlik sjukvård – en webbutbildning om rasism och likvärdigt patientbemötande” samt ”Jämlik sjukvård – en webbutbildning om juridisk status och rätten till vård”. Förtroendevalda samt förvaltningen genomför utbildningarna senast 2023-06-11 och i samband med planeringsdag och sammanträde i juni bjuds Folkhälsa in för gruppdiskussioner utifrån utbildningarna. Förvaltningen skickar ut länk till utbildningarna till de förtroendevalda.

Maria Westberg (V) efterfrågar om information angående Patientnämnden lämnats till samer då detta diskuterades i anslutning till Patientnämndens sammanträde 2023-09-21. Förvaltningschef berättar om samrådet mellan Region Västerbotten och nationella minoriteter, det har inte varit något samråd sedan frågan kom upp, förvaltningschef ämnar kontakta rådets samordnare och be att få komma och hålla en presentation. Mårten Johansson (MP) framför förslag på att förvaltningen undersöker möjligheten att få träffa Sametinget för information.

Gunilla Lundström (S) önskar att nämnden får återrapportering när presidiet eller ledamöter besökt kommunerna. Vid dagens sammanträde återrapporteras kommunbesöket i Skellefteå 2023-12-19. Deltog gjorde Gunnar Viklund (S), Gunilla Lundström (S), Jeanette Nordin (M), Lars-Anders Burman (S) samt förvaltningschef.