Möte 2021-09-16

Förslag till föredragningslista har upprättats.

Patientnämndens förvaltning lämnar information till nämnden om drift och administrativ verksamhet under perioden 21-05-01 -- 21- 08-31 som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

I rapporten framgår att verksamheten bedrivits enligt plan, att utvecklingsarbete rörande tex kommunikation via krypterad epost genomförts och att förvaltningens personal kunnat erhålla semester i enlighet med plan och gällande regelverk.

Patientnämndens förvaltning återrapporterar beslut fattade på delegation till kanslichef samt beslut fattade på vidaredelegering från kanslichef som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Återrapporten avser beslut rörande utbetalningar av arvoden och kostnads-ersättningar till stödpersoner som attesterats löpande under perioden, beslut för att säkerställa ledningen av förvaltningen under semesterperioden samt beslut om ledighet inom ramen för intern rörlighet.

Vidaredelegerade beslut avser beslut om att rekrytera stödpersoner, förordna och avsluta stödpersonsuppdrag samt att avsluta stödpersoner. Dessa beslut har fattats löpande under perioden av handläggare vid kansliet.

Under perioden har 48 stödpersonsuppdrag påbörjats och 57 stödpersonsuppdrag har avslutats. Två stödpersoner har avslutats under perioden. Inga nya stödpersoner har rekryterats under perioden.

Utöver detta har fyra beslut fattats av kanslichef – tre av dem av ser ledning av förvaltningen under ordinarie chefs semester och ett av dem avser ledighet för en av förvaltningens medarbetare.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om status vad gäller ärenden under beredning som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Av sammanställningen framgår 27 ärenden som nämnden uppdragit åt kanslichefen att bereda eller handlägga.

Ett ärende har överförts från 2020. Övriga uppdrag har beslutats under 2021.

Två av ärendena avser en fördjupad studie inom kategori Kommunikation. Ett ärende avser en preliminärbokning av en utbildningsdag för nämnden under hösten 2021, ett ärende avser planering av ett besök i Åsele under våren 2022 och två ärenden avser handläggning av synpunkter från Regionens revisorer.

Övriga ärenden avser verkställande av beslut nämnden fattat avseende att delge avnämare information från nämnden.

Ett ärende är ändrat av nämnden, ett pågår och två är påbörjade. Övriga är handlagda och klara.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om ekonomiskt resultat som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Informationen avser ekonomiskt utfall månad för månad samt ackumulerat under året.

Patientnämnden redovisar för årets åtta första månader ett överskott på 708,8 tkr, alltså en budgetavvikelse på ca 17%.

Samtliga månader uppvisar ett positivt resultat på totalen.

Samtliga tre kostnadsställen uppvisar överskott. Störst budgetavvikelse, 372,5 tkr, återfinns inom kostnadsställe 19302, som avser kostnader för stödpersons-verksamheten. Övriga kostnadsställen 19300 Kansli och 19301 nämnd redovisar ett överskott på 163,4 respektive 172,8 tkr.

Huvudsakligen har överskottet uppstått på grund av att Patientnämndens verksamhet bedrivits till lägre kostnader som ett resultat av den pågående pandemin – tex i form av att möten och sammanträden genomförs på distans med minskade resekostnader som resultat och att i stort sett ingen extern kompetens-utveckling som genererar kurs-/konferenskostnader, resor etc har genomförts under perioden.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om stödpersons-verksamheten under innevarande år som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Under hela aktuell period har tillgången på stödpersoner varit god och målvärdet uppfyllts i att stödperson skall ha utsetts inom tre arbetsdagar om patienten önskat detta.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om ärenden som avslutats under tertial 2 2021. Informationen avser bland annat antal avslutade patientärenden under perioden. Under tertial 2 har 299 patientärenden avslutats. Det innebär en minskning av ärenden med knappt 5% jämfört med samma period 2020 då 313 ärenden avslutats. Även övriga patientnämnder i landet beskriver en minskning av antal patientärenden. Det enda verksamhetsområde som tydligt har ökat i antal ärenden under perioden är Närsjukvårdsområde Södra Lappland. En ärendeökning har också skett inom kategorierna Tillgänglighet och Vårdansvar & organisation.

De flesta kontakterna med kansliet togs under perioden via 1177 e-tjänster och telefon. Huvuddelen av kontakter som togs med patientnämnden togs av patienten själv. Det näst vanligaste var att kontakt togs av en närstående till berörd patient.

En tydlig majoritet av patienterna var kvinnor och åldersspridningen är stor, från  0 - 93 år. Medianålder på patient var 48 år.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om tendenser som kan utläsas utifrån avslutade ärenden under månaderna maj-augusti 2021.

Under tertial 2 har 299 patientärenden avslutats, vilket är en minskning med knappt 5% jämfört med motsvarande period 2020 (313 ärenden). Även övriga patientnämnder i landet har noterat en trend med minskat antal ärenden, vilket möjligen kan kopplas till pågående pandemi.

Liksom motsvarande period 2020 är ärendekategorin Kommunikation vanligast, följt av kategorierna Vård & behandling samt Tillgänglighet. Ärenden inom Ekonomi har minskat i antal. Ärendekategorierna Tillgänglighet samt Vårdansvar & organisation har haft en ökning under perioden. Vad gäller Vårdansvar och organisation syns ökningen tydligast inom Umeåområdets hälsocentraler.

Exempelärenden:

Ärende 2021-260P / Vuxenpsykiatri Umeå/ Tillgänglighet

Patient med bipolär sjukdom beskrev att hen hade slussats fram och tillbaka bland vårdpersonal utan att få en behandlingsplan/vårdplan. Patienten uppgav att hen hade lämnats ensam i både maniska och depressiva episoder. Patienten hade blivit lovad att få ta del av en bipoläritetsskola (psykoedukation), men hade inte blivit listad eller prioriterad trots att hen hade haft diagnosen i över fyra år. Patienten uppvisade även PTSD-symtom, men hade inte fått någon remiss eller erbjudande om behandling. Patienten stod också på en eventuell ADD/ADHD-behandling. Patient ansåg det vara oacceptabelt att personal från vården ringde utan att veta vem patienten var. Det upplevdes som regel snarare än undantag att patienten fick redogöra för sin journalhistorik. Rimligtvis skulle vårdpersonal ha läst patientens journal och vara förberedd innan de ringde patienten. Detta hade hänt patienten flertalet gånger och även vid det senaste läkarbesöket som var ett digitalt vårdmöte. Läkaren bad då patienten förklara motivet till varför hen skulle ringa patienten. Läkaren hade inte heller koll på patientens sjukdomshistoria, vilka mediciner hen tog och i vilken dos. Patienten önskade tydligare uppföljning och bättre kontakt med vårdpersonal som förberedde sig inför möten. Vården följde ingen röd tråd och patienten kände sig utelämnad och hjälplös.

Ärende 2021-347P / Teg HC/ Vårdansvar & organisation

Patient fick via BUP en autismspektrumdiagnos och diagnos ospecificerad ångest. Kontakt med Barn- och ungdomshabiliteringen påbörjades därefter. I början av 2021 åkte patient och närstående till akuten då patienten hade tagit tabletter p.g.a. sin ångest. Läkaren på BUP bedömde att det inte var ett självmordsförsök och avslutade kontakten då patienten hade kontakt med habiliteringen. Psykologen på habiliteringen ansåg dock att BUP hade gjort en felaktig bedömning. Detta då habiliteringen inte behandlar psykiatriska besvär och psykologen ansåg att det ändå var ett självmordsförsök/uttryck för psykisk ohälsa. Psykologen bokade in samtal med patienten för att göra en kartläggning/bedömning över patientens självbild, ångest och depressiva symtom. Bedömningen blev att patienten hade en måttlig depression och psykologen rekommenderade kontakt med HC för en läkarbedömning gällande medicinering. Kontakt togs med HC och patienten fick en läkartid. Dagen innan besöket på HC avbokades dock besöket med hänvisning till Kontaktcenter barn och ungdomar. Närstående kontaktade Kontaktcenter men de hänvisade tillbaka till HC eftersom läkarkontakt efterfrågades. Närstående skrev till HC via 1177.se och som komplement kontaktade också Habiliteringspsykologen läkaren på HC. Läkaren ansåg dock att patienten skulle kontakta BUP och psykologen skickade därmed en remiss till BUP. Habiliteringspsykologen hade dock nyligen fått ett remissvar från BUP som hänvisade patienten till Kontaktcenter. Närstående var arg och besviken över vården som bara hänvisade fram och tillbaka. Närstående betonade det faktum att patienten hade autism och en ångestproblematik som innebar rädsla, stress och en otrygghet att träffa nya personer. Kontakt med habiliteringspsykologen höll på att etableras. Närstående ville därför att en läkare skulle bedöma om antidepressiv medicin kunde gagna patientens mående och därmed ge bättre förutsättningar för hens mottaglighet i psykologsamtal.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om ärenden som avslutats under perioden maj – augusti 2021 och som märkts med fokusområde Covid -19.

Totalt har 33 ärenden avslutats under perioden. Huvuddelen av dem återfinns inom Region Västerbottens Närsjukvårdsområden.  Majoriteten av patienterna är kvinnor och medianålder är 49,5 år.

Huvuddelen av ärendena finns inom kategorierna Kommunikation (15 ärenden) och Tillgänglighet (11 ärenden).

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om vilka verksamheter som behövt påminnelser på begäran om yttranden under tertial 1 och tertial 2 2021. Detta som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Patientnämndens princip för eskalering av ärenden började tillämpas 20-01-01.

Under perioden 21-01-01 – 21-08-31 har 42 enheter behövt påminnas om att inkomma med skriftligt yttrande. I vissa fall har upp till 4 påminnelser behövts.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om genomförda återföringar till vården avseende handlagda ärenden och gjorda erfarenheter under verksamhetsåret 2020.

Rapporten är ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Patientnämnden har genomfört 15 återföringsmöten med start i början av december 2020 och slutfördes i juni månad 2021.

Återföringsmötena inleds med en kort presentation av Patientnämndens organisation och uppdrag. Aktuella förändringar i Patientnämndens styrning blir belysta samt rutiner som kan påverka vården. Verksamheternas upplevelse av kontakten med Patientnämnden efterfrågas samt deras reflektioner och eventuella önskemål kopplat till ärendehanteringsprocessen.

Specifika frågor av generell karaktär som har avhandlats vid genomförda återföringsmöten;

-          Utveckling av samverkansformer mellan Patientnämnden och vårdgivare

-          Möjlighet till säker digital kommunikation via Cryptshare

Statistik över avslutade patientärenden år 2020 presenteras i anpassad nivå. Förutom deskriptiv statistik visas tendenser och analyser som gjorts under aktuell period. Även statistik på årets fokusområden; Barn, Covid -19, Kommun, Långvarig smärta och Samsjuklighet presenteras.

Vid sammanträde 2020-05-14 gav Patientnämnden sin förvaltning i uppdrag att göra en fördjupad studie avseende kategorin Kommunikation under åren 2019 och 2020. Kansliet har begränsat urvalet till patientärenden rörande det största delproblemet information samt de ärenden som avslutades under 2020.

Förvaltningen presenterar övergripande data för området, analysteman samt en fördjupning avseende analystemat ”Behov av anpassad information”.

Återstående analysteman presenteras vid kommande sammanträden efter en diskussion med nämnden rörande vad nämnden vill fokusera sin granskning på.

Patientnämnden brukar sammanträda vid fem tillfällen under året.

Platsen för sammanträdena brukar variera så att sammanträden genomförs växelvis i Umeå, Skellefteå och på någon ort i Södra Lappland.

Besöket i Södra Lappland brukar kombineras med ett internat under vilket Patientnämnden har möjlighet till planering och/eller samverkan med tex kommunföreträdare och ortens hälsocentral.

Patientnämndens förvaltning har utifrån ovanstående upprättat förslag till sammanträdesplan enligt nedan: 

Torsdag 2022-02-10. Ort: Umeå                    

Innehåll bl.a.: Årsrapport 2021, Plan för intern kontroll 2022

Onsdag/torsdag 2022-03-30—31. Ort: Åsele

Innehåll bl.a.: Planeringsförutsättningar 2022, Besök S Lappland

Torsdag 2022-05-19. Ort: Umeå                     

Innehåll bl.a.: Delårsrapport 1

Tisdag 2022-09-20. Ort: Skellefteå

Innehåll bl.a.: Delårsrapport 2

Onsdag 2022-11-23. Ort: Umeå

Innehåll bl.a.: Verksamhetsplan 2023, Budget 2023, Arbetsmiljöplan 2023

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om resultat avseende mål med löpnummer M1, M2, M3 i nämndens verksamhetsplan för tertialen 1, 2 och 3, 2020. Detta som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Målen är:

M1             Minst 75% av tillfrågade anmälare skall ange att det är lätt att hitta information om Patientnämnden och dess verksamhet.

M2             Minst 75% av tillfrågade anmälare skall ange att det är lätt att få kontakt med Patientnämnden eller dess kansli.

M3             Minst 90% av tillfrågade invånare skall ange att bemötandet av politiker i patientnämnden eller personal vid patientnämndens förvaltning motsvarat deras förväntning.

Under året 2020 skickades sammanlagt 766 enkäter ut via sms till de som hade avslutade ärenden perioden 2020-01-01—2020-12-31. Sammanlagt inkom 235 svar vilket ger en svarsfrekvens för helåret på 32%. Viktigt att notera är att vi vid T1 hade en svarsfrekvens på 23% vilket vi, via insatser, höjde med 13 procentenheter till de efterföljande tertialen T2 och T3.

Mål M1: 82% av de som svarat uppger att det var lätt att hitta information om Patientnämnden och dess verksamhet.

Mål M2: 81% av de som svarat uppger att det var lätt att få kontakt med Patientnämnden eller dess förvaltning.

Mål M3: 89% av de som svarat uppger att de i kontakt med politiker i patientnämnden eller personal vid patientnämndens förvaltning känt sig bemött med respekt och värdighet.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om resultat avseende mål med löpnummer M1, M2, M3 i nämndens verksamhetsplan för tertial 1 2021. Detta som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Målen är:

M1             Minst 80% av tillfrågade anmälare skall ange att det är lätt att hitta information om Patientnämnden och dess verksamhet.

M2             Minst 80% av tillfrågade anmälare skall ange att det är lätt att få kontakt med Patientnämnden eller dess kansli.

M3             Minst 95% av tillfrågade invånare skall ange att bemötandet av politiker i patientnämnden eller personal vid patientnämndens förvaltning motsvarat deras förväntning.

För tertial 1 skickades 131 enkäter ut via sms till de som hade avslutade ärenden perioden 2021-01-01—2021-04-30. Antal svar som inkom genererade en svarsfrekvens på 27%.

Mål M1: 82% av de som svarat uppger att det var lätt att hitta information om Patientnämnden och dess verksamhet.

Mål M2: 79% av de som svarat uppger att det var lätt att få kontakt med Patientnämnden eller dess förvaltning.

Mål M3: 93% av de som svarat uppger att de i kontakt med politiker i patientnämnden eller personal vid patientnämndens förvaltning känt sig bemött med respekt och värdighet.

Patientnämndens förvaltning lämnar information till nämnden om resultat av kontrollaktiviteter i Plan för intern kontroll 2021 som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

I Patientnämndens Plan för internkontroll har nämnden fastställt tio risker för kontroll under året.

Av dessa skall fyra kontrolleras återrapporteras tertialvis till nämnden. De återstående sex skall kontrolleras år återrapporteras till nämnden efter årsskifte.

De risker som skall kontrolleras tertialvis är:

-          Risk för att tillgänglighet till patientnämnden och dess förvaltning inte kan upprätthållas för kontakt rörande stödpersonsuppdrag.

-          Risk för brister/missar i den dagliga administrationen i samband med hemarbete.

-          Risk för långa handläggningstider av patientärenden på grund av fördröjningar inom vården.

-          Risk för otydliga roller och ansvar inom förvaltningen.

Rapporten beskriver att:

-          Förvaltningens personal kontinuerligt kontrollerar och korrigerar planeringen för att säkerställa att det alltid skall finnas personal som bemannar såväl administrativa funktioner som handläggning av patientärenden och stödpersonsverksamhet.

-          Förvaltningens personal kontinuerligt registrerar alla påminnelser på begärda yttranden som görs och sammanställer dem, dels för redovisning till Patientnämnden, dels för att informera IVO om vilka enheter som berörs.

-          En dokumenterad fördelning av roller och ansvar finns men att kontroll av hur medarbetare uppfattar sina uppgifter och sina mandat ej är fullständigt genomförd än.

I enlighet med Regionstyrelsens beslut har Patientnämnden upprättat delårsrapport. Delårsrapporten är Patientnämndens andra uppföljningsrapport för 2021.

I rapporten lämnas en ekonomisk analys och en rapport av viktiga händelser.

Patientnämnden visar i sin rapport på en något minskad omfattning av såväl patientärenden som stödpersonsverksamhet.

Patientnämnden redovisar ett överskott på 708,8 tkr vilket innebär en budget-avvikelse på 17%

Den positiva budgetavvikelsen baseras huvudsakligen på att den pågående pandemin inneburit lägre kostnader för att driva nämndens verksamhet.

Största budgetavvikelsen återfinns inom stödpersonsverksamheten, men även driften av nämnden och dess förvaltning uppvisar en positiv budgetavvikelse.

Prognos är att Patientnämnden kommer att redovisa ett överskott vid utgången av 2021.

Rapport avseende Revisionskontorets i Region Västerbotten granskning av Patientnämndens verksamhet 2012, Grundläggande granskning 8/2020, inkom till Patientnämnden 2021-03-29.

Rapporten delgavs Patientnämnden vid dess sammanträde 2020-05-18.

Vid sammanträdet uppdrog Patientnämnden att utarbeta en plan för att åtgärda de punkter som inte redan åtgärdats samt att upprätta ett förslag på yttrande till Revisionskontoret inför nämndens sammanträde 2020-09-16.

Patientnämnden delar i allt väsentligt revisorernas syn på nämndens måluppfyllelse och styrning och har under 2021 arbetat med förbättringsåtgärder som i viss omfattning påbörjades redan 2020.

Förslag till yttrande innehållande redovisning av aktiviteter för att åtgärda de brister som revisionen påtalat har upprättats av Patientnämndens kansli i enlighet med nämndens uppdrag. 

Patientnämndens nästa sammanträde genomförs torsdagen den 25 november 2021. Ambitionen är att det skall genomföras på plats i Umeå

Mötet kommer att vara nämndens sista sammanträde 2021.

Vid sammanträdet kommer bland annat verksamhetsplan, arbetsmiljöplan och  budget för 2021 att avhandlas och beslutas. Ambitionen är att delegationsordning för 2021 skall fastställas.

Patientnämndens förvaltning kommer också att lämna information om Patientnämndens övergripande rutindokument för 2021.