Möte 2021-02-09

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om kansliets interna och externa aktiviteter som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Externa aktiviteter avser genomförda och planerade aktiviteter under perioden 2020-09-01 – 2020-12-31.

Intern verksamhet avser genomförda och pågående aktiviteter av icke rutinmässig karaktär, såsom tex utvecklingsarbeten, under perioden 2020-09-01 – 2020-12-31.

Patientnämndens kansli återrapporterar beslut fattade på delegation till kanslichef samt beslut fattade på vidaredelegering från kanslichef som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Återrapporten avser beslut rörande utbetalningar av arvoden och kostnads-ersättningar till stödpersoner som attesterats löpande under perioden samt beslut om distansarbete och om förändrad lön.

Vidaredelegerade beslut avser beslut om att rekrytera stödpersoner, förordna och avsluta stödpersonsuppdrag samt att avsluta stödpersoner. Dessa beslut har fattats löpande under perioden av handläggare vid kansliet.

Under perioden har 53 stödpersonsuppdrag påbörjats och 45 stödpersonsuppdrag har avslutats. 2 stödpersoner har avslutats under perioden. Inga nya stödpersoner har rekryterats under perioden.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om inkomna och upprättade administrativa ärenden som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Informationen avser ärenden som inkommit eller upprättats under perioden 2020-09-01 – 2020-12-31. Under perioden har 27 inkomna och 38 upprättade ärenden registrerats.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om status vad gäller ärenden under beredning som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Av sammanställningen framgår ett ärende som överförts från 2020.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om stödpersons-verksamhetens omfattning under innevarande år som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Informationen avser antal pågående stödpersonsuppdrag den första vardagen i respektive månad, och är en ögonblicksbild och inte en sammanställning över samtliga stödpersonsärenden.

Snittsiffran för pågående stödpersonsuppdrag under 2020 uppgår till 48 uppdrag. Motsvarande antal uppdrag för helåret 2017 var 53 uppdrag, helåret 2018 49 uppdrag och helåret 2019 45 uppdrag. I huvudsak fördelar sig uppdragen jämnt mellan kvinnor och män.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om ärenden som avslutats under 2020. Informationen avser bland annat antal avslutade patientärenden under perioden. Under perioden har 1051 ärenden avslutats. Antal ärenden under 2019 var 1108 ärenden.

Ärendestatistiken avviker överlag inte från hur det brukar se ut. De flesta kontakterna med kansliet tas via telefon, följt av e-post och 1177 e-tjänster.

Huvuddelen av kontakter som tas med patientnämnden tas av patienten själv.

Det näst vanligaste är att kontakt tas av en närstående till berörd patient.

Patienternas åldersfördelning är relativt jämn, förutom åldersgrupperna 0-17 samt 80+ där antalet är lägre.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om tendenser som kan utläsas utifrån handlagda ärenden under månaderna september-december 2020.

Liksom under motsvarande period 2019 är kategorin Kommunikation vanligast, följt av kategorierna Vård &behandling samt kategorin Tillgänglighet.

Kansliet noterar en tydlig minskning av ärenden inom Länssjukvårsområde 1 och 2 i jämförelse med motsvarande period 2019. Under T3 2020 har 41 ärenden med koppling till Länssjukvårdsområde 1 avslutats. Under T3 2019 avslutades 61 ärenden. Med koppling till Länssjukvårdsområde 2 avslutades 55 ärenden under T3 2020. Motsvarande period 2019 avslutades 83 ärenden.

Särskilt kan nämnas Kirurgcentrum på NUS som minskat från 30 ärenden T3 2019 till 12 ärenden T3 2020, Neuro- huvud- halscentrum som minskat från 28 ärenden T3 2019 till 18 ärenden T3 2020 och Rörelseorganens centrum som minskat från 42 ärenden T3 2019 till 27 ärenden T3 2020.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om ärenden som avslutats under 2020 och som märkts med Covid 19.

Totalt sett har 95 ärenden avslutats under perioden. Huvuddelen av dem återfinns inom Region Västerbotten, men också hos privata hälsocentraler och kommuner.

Inom Region Västerbottens verksamhet fördelar sig ärendena relativt jämnt mellan Närsjukvård och Länssjukvård.

Likaså fördelar sig ärendena relativt jämnt mellan män och kvinnor.

Huvuddelen av ärendena finns inom kategorierna Kommunikation (35 ärenden), Tillgänglighet (24 ärenden) och Vård och behandling (14 ärenden).

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om vilka verksamheter som behövt påminnelser på begäran om yttranden under tertial 3 2020. Detta som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Patientnämndens princip för eskalering av ärenden började tillämpas 2020-01-01.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om ekonomiskt resultat

som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Informationen avser ekonomiskt utfall månad för månad samt ackumulerat under året.

Patientnämnden redovisar för 2020 ett överskott på 708,8 tkr.

Störst budgetavvikelse återfinns inom kostnadsställe 19301, som avser kostnader för nämnden. Samtliga tre kostnadsställen redovisar dock ett överskott på mer än 200 tkr.

Huvudsakligen har överskottet uppstått på grund av att Patientnämndens verksamhet bedrivits till lägre kostnader som ett resultat av den pågående pandemin.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om resultat av kontrollaktiviteter i Plan för intern kontroll 2020 som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Sammantaget visar intern kontroll baserat på den av nämnden beslutade Plan för intern kontroll inklusive riskanalys på ett godtagbart resultat.

Dock föreligger ett behov av att utveckla mätbarheten/utvärderingsbarheten i beslutade kontrollaktiviteter inför framtiden.

I enlighet med Regionstyrelsens beslut har Patientnämnden upprättat årsrapport för 2020.

Patientnämnden redovisar ett överskott på 708,8 tkr.

Den positiva budgetavvikelsen baseras huvudsakligen på att den pågående pandemin inneburit lägre kostnader för att driva såväl nämnden som stödpersonsverksamheten, liksom nämndens kansli.

Under perioden har nämnden och dess kansli fokuserat på utvecklingsarbete, vid sidan om de ordinarie uppgifterna - klagomålsärenden och stödpersonsverksamhet. Under del av perioden har dock den pågående pandemin negativt påverkat detta varför beslutade utvecklingsinsatser inte kunnat fullföljas i planerad takt.

Sammantaget är måluppfyllnaden av nämndens målsättningar god under 2020.

Av kommunallagen (2017:725) 6 kap 6 §, framgår att ”Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten.

De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.”

Vid Patientnämndens sammanträde 20-12-10 beslutade Patientnämnden att återremittera upprättat förslag till "Arkivplan 2021" till förvaltningen och därvid utreda vad gäller bevarande av sekretesshandlingar i digital form, arkivansvarig samt GDPR ansvarig. Att kompletterat förslag till Arkivplan 2021 tas upp för beslut vid kommande sammanträde.

Patientnämndens kansli har undersökt vad som gäller för bevarande av sekretess-handlingar i digital form, och har därvid konstaterat att det inte finns några formella hinder att bevara dessa handlingar. Behovet av att gallra handlingarna av utrymmesskäl ställs mot värdet av att bevara dessa handlingar för framtida forskningsbehov. Flertalet Patientnämnder i landet bevarar handlingarna och Patientnämndens kansli förordar att även Patientnämnden i Västerbotten skall tillämpa detta.

Av Arkivplanen framgår att Patientnämndens förvaltningschef har arkivansvar. Patientnämnden beslutade vid sitt sammanträde 20-09-14 att utse Josefin Leijon som dataskyddsombud från och med 2020-06-01.

Arkivplanen utgår från bestämmelserna i arkivlagen, arkivförordningen, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd samt regionens regler.

Av arkivplanen framgår hur Patientnämndens handlingar skall bevaras och gallras och att de fastställda bevarande- och gallringstiderna gäller oberoende av det medium eller den databärare handlingarna är upprättade på (exempelvis papper, optiska skivor, kassettband och videoband).

Digital utbildningsdag för nämndens ledamöter till hösten. 

Diskussion angående HBTQ diplomeringen bland Patientnämndens ledamöter.

Förslag till kommande möte, att ta upp frågeställningar till Psykiatrin.