Möte 2022-11-23

Förslag till föredragningslista har upprättats. 

Vartannat år genomförs av patientnämnderna i Sverige en konferens för nämndernas presidier. Deltagare är ordförande, vice ordförande och chefstjänsteperson hos respektive patientnämnd. 2019 genomfördes presidiekonferensen i Kalmar och 2021 genomfördes en digital presidiekonferens under ledning av Patientnämnden Gävleborg.

I samband med presidiekonferensen 2021 beslutades att Patientnämnden Västerbotten står värd för presidiekonferens 2023.

Förvaltningschefen föreslår att Presidiekonferens 2023 genomförs i Umeå 2023-11-29 -- 30. 

Mötesplats Digitala Västerbotten 14-15 december 2022. Länk med program och anmälan skickas till samtliga ledamöter efter dagens möte. 

Patientnämndens förvaltning återrapporterar beslut fattade på delegation till förvaltningschef samt beslut fattade på vidaredelegering från förvaltningschef under perioden 2022-09-01 – 2022-10-31.

Återrapporten avser beslut rörande utbetalningar av arvoden och kostnadsersättningar till stödpersoner som attesterats löpande under perioden.

Vidaredelegerade beslut avser beslut om att förordna och avsluta stödpersonsuppdrag samt att rekrytera och avsluta stödpersoner. Dessa beslut har fattats löpande under perioden av handläggare vid förvaltningen.

Under perioden har 32 stödpersonsuppdrag påbörjats och 32 stödpersonsuppdrag har avslutats. En stödperson har rekryterats under perioden och fem stödpersoner har avslutats.

Patientnämndens förvaltning lämnar information till nämnden om status vad gäller ärenden under beredning.

Av sammanställningen framgår 51 ärenden som nämnden uppdragit åt förvaltningschefen att bereda eller handlägga. Sju ärenden har överförts från tidigare år, övriga har beslutats under 2022.
I fyra ärenden pågår handläggning. Övriga ärenden är handlagda i enlighet med nämndens beslut.

Patientnämndens förvaltning lämnar information till nämnden om ekonomiskt resultat för 2022. Informationen avser ekonomiskt resultat månad för månad samt ackumulerat under året.

Patientnämnden uppvisar för månaderna januari-oktober ett överskott på 781,6 tkr inklusive intäkter. Det innebär en positiv budgetavvikelse på ca 13 %.

Samtliga tre kostnadsställen uppvisar överskott för perioden.

Överskottet har bland annat uppstått som en följd av att möten och kompetensutveckling i högre grad bedrivits på distans än beräknat, eller uteblivit. Under del av året har också del av en lön för en handläggare felaktigt kostnadsförts på en annan enhet. Detta kommer att korrigeras under november månad, vilket kommer att påverka november månads resultat och minska det ackumulerade överskottet.

Prognosen är att Patientnämnden kommer att bedriva sin verksamhet inom givna ramar under 2022.

Patientnämnden har gett sin förvaltning i uppdrag att göra en fördjupad studie avseende patientärenden märkta med fokusområdet ”Covid -19”. Förvaltningen har begränsat urvalet till patientärenden som inkom till Patientnämnden i Västerbotten under perioden 2020-02-05 till
2022-05-31 och avslutades under samma period. Totalt utgjordes urvalet av 249 patientärenden som har granskats enskilt.

Förvaltningen presenterar den färdigställda rapporten som innehåller övergripande bakgrundsdata för området. Analysteman som har framträtt ur rapportens urval beskrivs och förtydligas med exempelärenden: Oro och rädsla, bristande information, bristande tillgänglighet/resursbrister, provtagningar/vaccinationer samt försvårad insyn för närstående.

Reflektioner lämnas utifrån beskrivna analysteman samt från förvaltningens förvärvade kunskaper och erfarenheter genom kontakter med patienter och närstående, hälso- och sjukvården samt genom dialoger i arbetsgruppen.

”Patientnämnden ska bidra till kvalitetsutveckling, hög patientsäkerhet och till att verksamheterna inom hälso- och sjukvården anpassas efter patienternas behov och förutsättningar genom att årligen analysera inkomna klagomål och synpunkter samt uppmärksamma regionen eller kommunen på riskområden och hinder för utveckling av vården.” (Lag om klagomål mot hälso- och sjukvården 2017:372, 3 §)

Som ett led i Patientnämndens uppdrag lämnar Patientnämndens förvaltning följande förslag på iakttagelse att uppmärksamma:

Under 2022 har det inkommit ett flertal ärenden gällande frågeställningen om vårdansvar för patienter som har pågående kontakt med psykiatrikliniken i Umeå men som hänvisas till primärvård för exempelvis sjukskrivning och för samtalskontakt med psykolog eller kurator. Två principärenden som tydliggör detta redovisas i bilaga.

Patientnämnden ställer sig frågande till om Psykiatrikliniken i Umeå och primärvårdens hänvisningar till varandra för denna patientgrupp beror på att fastställda rutiner rörande vårdansvaret inte är kända och kommunicerade inom organisationen, alternativt om vårdansvaret inte är fastställt?

Patientnämndens förvaltning har studerat fördelningen mellan män och kvinnor i Patientnämndens ärenden och ställt dem i relation till vårdbesök inom Region Västerbotten.

Totalt ingår 3 760 ärenden, handlagda hos Patientnämnden 2019-2022, och 5 005 034 vårdbesök, genomförda i Region Västerbotten 2019-2022 i underlaget. Förvaltningen konstaterar att fördelningen mellan män och kvinnor i Patientnämndens ärende fördelar sig ca 40 % män och 60 % kvinnor, och att fördelningen är relativt konstant under perioden 2019-2022.

Fördelningen mellan män och kvinnor i vårdbesök hos Region Västerbotten fördelar sig ca 43 % män och 57 % kvinnor. Även denna fördelning är relativt konstant under åren 2019-2022.

Förvaltningen konstaterar att fördelningen mellan män och kvinnor i Patientnämndens ärenden i huvudsak korrelerar med fördelningen mellan män och kvinnor i vårdbesök inom Region Västerbotten.

Patientnämndens förvaltning har upprättat förslag till Nämndplan 2023. Av nämndplanen framgår Patientnämndens delmål som stödjer Regionfullmäktiges övergripande strategiska mål och indikatorer för utvärdering av måluppfyllelse av Patientnämndens delmål.

Till Patientnämnden riktas regionmål 1-8. Patientnämnden har upprättat nio delmål som stödjer de övergripande målen, samt 14 indikatorer som underlag för att utvärdera nämndens måluppfyllelse. Ambitionen är att indikatorerna skall sätta fokus på specifika områden för en utvecklingsrörelse inom Patientnämndens verksamhetsfält.

De 14 indikatorerna kompletteras med aktiviteter som en förlängning av indikatorn och i vissa fall förutsättning för måluppfyllelse. Vissa aktiviteter finns formulerade, men förvaltningen kommer också att komplettera med aktiviteter under verksamhetsåret.

Patientnämnden har så kallade fokusområden som förvaltningens handläggare markerar för att möjliggöra speciell uppföljning. 2022 har Patientnämnden haft följande fokusområden: ”Cancer”, ”Covid 19”, ”Vårdgaranti”, ”Vårdens respons” samt ”Speciella diagnoser”. Dessa fokusområden användes även under 2021. Utöver dessa har Patientnämndernas nationella nätverk beslutat att märka även ”Psykisk ohälsa unga vuxna” och ”Vårdskuld”.

Under de första tio månaderna under 2022 har 28 ärenden märkts med Cancer, 60 ärenden har märkts med Covid 19, 67 ärenden har märkts med Vårdgaranti, 67 ärenden har märkts med Vårdens respons och nio ärenden har märkts med Specifika diagnoser.

I de två fokusområden som beslutats av Nationella nätverket har 22 ärenden har märkts med ”Psykisk ohälsa unga vuxna” och 43 ärenden med ”Vårdskuld”.

Fokusområdet ”Covid 19” sammanställs i en analysrapport som redovisas för Patientnämnden 2022-11-23 för att därefter avslutas.

Fokusområdet ”Specifika diagnoser” sammanställs i en enkel rapport som redovisas för Patientnämnden 2023-02-14.

Förvaltningschefen föreslår att fokusområdena ”Cancer”, ”Vårdgaranti” och Vårdens respons” används även 2023. Till dessa fokusområden kan också komma ytterligare fokusområden som beslutas av Patientnämndernas nationella nätverk.

Av Patientnämndens delegationsordning p 3.1.8 framgår att förvaltningschefen är delegerad att fastställa nytt fokusområde under pågående verksamhetsår, utöver av nämnden fastställda, vilket innebär att ytterligare fokusområde kan tillkomma under året genom beslut av förvaltningschef.

Förvaltningschefen lämnar information till nämnden om förslag till budget för 2023. Ramtilldelning för 2023 uppgår till 6363 tkr. I budget ingår intäkter om 428 tkr som är summan av det länets kommuner betalar för patientnämndsuppdraget.

Budgeten fördelar sig på nämndens tre kostnadsställen enligt följande:
19300 4118 tkr
19301 583 tkr
19302 1662 tkr

Kostnadsställe 19300 avser drift av Patientnämndens förvaltning, 19301 avser drift av nämnden och 19302 avser drift av stödpersonsverksamheten.

Vid Patientnämndens sammanträde 2021-11-25 avhandlades ett förslag till förändrat arvodessystem för stödpersoner hos Patientnämnden i Västerbotten. Förslaget var upprättat av förvaltningschef Peter Sjöstedt Wirén och gick ut på att från dagens system med tre delar av ersättning införa en modell med enbart en schablonersättning per påbörjad vecka.

Den nu tillämpade modellen innebär att ersättningen delas upp i tre delar – ett arvode per påbörjad vecka, en omkostnadsersättning per påbörjad vecka samt en besöksersättning per genomfört besök. Ersättningsnivån för 2022 är ett arvode på 177:-/påbörjad vecka, en omkostnadsersättning på 243:-/påbörjad vecka samt besöksersättning på 243:-/besök.

Förvaltningschefens förslag innebar att de tre delarna skulle läggas samman till en schablon omfattade samma sammanlagda ersättningsnivå per påbörjad vecka som det tredelade arvodessystemet. Schablonersättningen föreslogs vara 680:-/påbörjad vecka (177+243+304).

Vid Patientnämndens sammanträdde berördes olika möjligheter att komplettera/förändra förslaget, bl a i form av att stödpersonerna skulle kunna få milersättning och/eller fri parkering etc. Dessutom diskuterades huruvida förslag kunde anses vara ojämställt och att det kunde innebära nackdelar för stödpersoner i Västerbottens inland.

Patientnämnden beslutade att återremittera förslaget och förvaltningschefen uppdrogs att komplettera förslaget med information om hur stödpersoner skulle kunna få ersättning för tex transport med egen bil etc.

Förvaltningen har ytterligare analyserat förslaget och konstaterat att införande av milersättning och gratis parkering skulle innebära att ett relativt enkelt system skulle bli avsevärt svårare att administrera.

Idag lämnar stödpersonerna in en stödpersonsrapport i anslutning till månadsskifte. Denna inlämnas via 1177.se. I rapporten redovisar stödpersonerna omfattningen av sitt uppdrag, bl a när, var och hur de haft kontakt med patienten. Detta ligger till grund för besöksersättningens storlek. Arvode och omkostnadsersättning beräknas av förvaltningens administratör och beslutsattesteras digitalt av förvaltningschef. Handläggningen är i stort sett helt digitalt handlagd.

Om ersättning för tex transport med egen bil skulle införas innebär det rimligtvis att omkostnadsersättningen tas bort ur arvodessystemet, då ju annars omkostnader i viss omfattning skulle komma att ersättas två gånger, då omkostnadsersättningen täcker omkostnader stödpersonen har för tex transport till och från sjukhuset, fika i samband med besök etc. För att få ersättning för de kostnader stödpersonerna har skulle då stödpersonerna behöva styrka sina kostnader med t ex kvitton, kopia på fakturor från parkeringsbolag etc. Stödpersonerna skulle behöva komplettera sin stödpersonsrapport med en reseräkning i vilken körda kilometer anges och med bilagda kvitton av olika slag.

Hanteringen skulle innebära en påtagligt ökad hantering av papper och innebära ett antal utökade uppgifter för såväl stödpersoner som administratör på Patientnämndens förvaltning. Det går inte heller att utesluta att arvodet på grund av uteblivna ännu ej inkomna reseräkningar och kvitton skulle komma att bli fördröjt.

Sammantaget skulle det innebära att Patientnämnden skulle gå från en relativt lättadministrerad arvodesmodell till en mer komplicerad. Mot denna bakgrund återtar förvaltningschefen sitt förslag på förändrat arvodessystem och föreslår att nuvarande modell tillämpas även framgent.

Patientnämndens förvaltning har med stöd av controller beräknat nivån på arvode för stödpersoner för 2023.

2022 har arvodesnivån varit:
Arvode 177:-/påbörjad vecka,
Omkostnadsersättning 243:-/påbörjad vecka,
Besöksersättning 243:-/besök upp till sju besök under en fyraveckorsperiod.

Arvodesnivån uppräknad med landstingsprisindex blir:
Arvode 182:-/påbörjad vecka,
Omkostnadsersättning 251:-/påbörjad vecka,
Besöksersättning 251:-/besök upp till sju besök under en fyraveckorsperiod.

Patientnämndens förvaltning föreslår att Patientnämnden fastställer arvodesnivå enligt ovan, att nämnden fastställer att denna nivå utgör basen för arvodesnivån under den kommande mandatperioden och att den årligen uppräknas med landstingsprisindex genom förvaltningens försorg.

Patientnämndens förvaltning har upprättat attestlista för 2023.
Av attestlistan framgår att ordinarie mottagningsattestant är Patricia Niemelä och ersättare för mottagningsattestant är Helena Blom.
Beslutsattestant är förvaltningschef Peter Sjöstedt Wirén.
Kostnader som rör förvaltningschef beslutsattesteras av regiondirektör Tommy Svensson.

Patientnämndens förvaltning har upprättat förslag till Arbetsmiljöplan 2023. Av arbetsmiljöplanen framgår att Patientnämndens förvaltning inte i full omfattning uppnått de föresatser och mål som sattes upp för arbetsmiljöarbetet för 2022. Generellt sett är arbetsmiljön god på förvaltningen och alla medarbetare är delaktiga i arbetsmiljöarbetet men förvaltningen behöver arbeta mer med systematiken i arbetet.

Vidare framgår att åtgärder som inplanerats under 2022 men inte genomförts eller bara delvis genomförts flyttas över till 2023 och att fokus i arbetsmiljöarbetet är att under första kvartalet 2023 verkställa dessa som underlag för fortsatt arbete med kontinuerlig förbättring av arbetsmiljön.

Patientnämndens förvaltning ha upprättat Dokumenthanteringsplan för 2023.

Dokumenthanteringsplanen utgår från bestämmelserna i Arkivlagen, Arkivförordningen, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd samt Region Västerbottens regler.

Av dokumenthanteringsplanen framgår hur Patientnämndens handlingar skall bevaras och gallras och att de fastställda bevarande- och gallringsfristerna gäller oberoende av det medium de databärande handlingarna är upprättade på.

Som inledning på ny mandatperiod behöver den nytillträdda nämnden få utbildning vad avser Patientnämndens roll, uppgifter mandat etc. Förvaltningschefen föreslår att utbildningsdag genomförs i omedelbar anslutning till nämndens första ordinarie sammanträde 2023. Enligt tidigare beslutad sammanträdesplan genomförs Patientnämndens första sammanträde tisdag 2023-02-14, vilket innebär att nämndens utbildningsdag bör genomföras måndag 2023-02-13.

Kommande sammanträde genomförs tisdag 2023-02-14 i Umeå. Sammanträdet är det första sammanträdet 2023 och det första under mandatperioden 2023-2026. Under sammanträdet kommer bland annat Ekonomiskt resultat 2022, Årsrapport 2022, Tillsynsplan för intern kontroll 2023, Rapport om stödpersonsverksamhet, Rapport Patientärenden och Inkallelseordning för nämnden att avhandlas.

Inga övriga frågor anmäldes.