Möte 2020-12-10

Förslag till föredragningslista har upprättats.

Gunnar Viklund, ordförande, Veronica Kerr, vice ordförande och Peter Sjöstedt Wirén, kanslichef kommer att medverka i Budget kick-off den 10 februari 2021.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om status vad gäller ärenden under beredning som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Av sammanställningen framgår nio ärenden. Sex av dessa ärenden är avslutade, två ärenden pågår och ett ärende kommer att påbörjas under vintern 2020.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om stödpersons-verksamhetens omfattning under innevarande år som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Informationen avser antal pågående stödpersonsuppdrag den första vardagen i respektive månad, och är en ögonblicksbild och inte en sammanställning över samtliga stödpersonsärenden.

Snittsiffran för pågående stödpersonsuppdrag januari – november 2020 uppgår till 48 uppdrag. Motsvarande antal uppdrag för helåret 2017 var 53 uppdrag, helåret 2018 49 uppdrag och helåret 2019 45 uppdrag. I huvudsak fördelar sig uppdragen jämnt mellan kvinnor och män.

Patientnämnden uppdrog vid sitt sammanträde 20-05-14 åt kansliet att utreda varför Patientnämnden har en nedåtgående trend i stödpersonsuppdrag. (PAN § 34).

Kansliet har analyserat frågan och lämnar följande redovisning:

Beslut om tvångsvård tas av läkare på regionens psykiatriska kliniker. Antalet patienter där tvångsvård bedöms behövas varierar över tiden.

Patientnämndens del i denna process består i att förordna och entlediga stödpersoner till de patienter som önskar en stödperson. Behovet av, och önskemål om, stödperson varierar från patient till patient och är svårt för kansliet att förhålla sig till. En osäkerhetsfaktor i sammanhanget är också avdelningspersonalens på de psykiatriska klinikerna kännedom om stödpersonsverksamheten och hur frågan om önskemål om stödperson kommuniceras till patienten.

Patientnämndens kansli kan alltså inte förhålla sig till frågan varför en nedåtgående trend tyckas föreligga. Osäkerheterna är helt enkelt för många.

Kansliet har som ett led i utredningen tittat på hur siffrorna ser ut under en längre period än 2017-2020 och då funnit följande:

Snittsiffran för pågående stödpersonsuppdrag för åren 2005 – 2020 är 52 ärenden.

Under perioden har årssnittet som lägst varit 45 pågående uppdrag och som högst 60 pågående uppdrag.

Under åren 2005 – 2009 låg årssnittet under totalsnittet på 52 ärenden. Under åren 2010 – 2017 låg årssnittet över 52 för att under åren 2018 – 2020 återigen ligga under 52.

Den nedåtgående trenden under de senaste åren kan alltså ses som en återgång en tidigare lägre volym.

Varför volymen av pågående ärenden ökat under ett antal år för att sedan under de senaste åren återigen minska förutsätter en analys som måste göras av de psykiatriska klinikerna då både besluten om tvångsvård och kommunikationen med patienterna om önskemål om stödperson hanteras på respektive klinik.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om avslutade ärenden som märkts med Covid 19 under perioden 20-01-01 – 20-11-30.

Totalt sett har 84 ärenden avslutats under perioden. Huvuddelen av dem återfinns inom Region Västerbotten, men också hos privata hälsocentraler och kommuner.

Inom Region Västerbottens verksamhet fördelar sig ärendena relativt jämnt mellan Närsjukvård och Länssjukvård.

Likaså fördelar sig ärendena jämnt mellan män och kvinnor.

Huvuddelen av ärendena finns inom kategorierna Kommunikation (31 ärenden), Tillgänglighet (22 ärenden) och Vård och behandling (14 ärenden).

”Patientnämnden ska bidra till kvalitetsutveckling, hög patientsäkerhet och till att verksamheterna inom hälso- och sjukvården anpassas efter patienternas behov och förutsättningar genom att årligen analysera inkomna klagomål och synpunkter samt uppmärksamma regionen eller kommunen på riskområden och hinder för utveckling av vården.” (Lag om klagomål mot hälso- och sjukvården 2017:372, 3 §)

Som ett led i Patientnämndens uppdrag lämnar Patientnämndens kansli följande förslag på iakttagelse att uppmärksamma:

Vid sammanställning och analys av ärenden konstaterar Patientnämndens kansli att ett relativt stort antal ärenden berör hur vårdgarantin tolkas, tillämpas och/eller kommuniceras till patienter/närstående.

Tolkningar och budskap skiljer sig åt både mellan och inom enheter inom Region Västerbotten, vilket innebär att ett antal patienter/närstående får felaktig eller motstridig information om vad som gäller för vårdgaranti. Det skapar i många fall en frustration hos patienter/närstående och kan i vissa fall innebära att patienter inte får del av de möjligheter som en korrekt tolkning och tillämpning av vårdgarantin skulle ge.

Likaså får Patientnämndens personal vid kommunikation med vårdenheter felaktig eller motstridig information om vad som gäller.

Den slutsats Patientnämndens kansli drar är att Region Västerbottens regler och tillämpning av vårdgaranti inte är tillräckligt väl känd och kommunicerad inom organisationen.

Patientnämnden kommer under 2021 att ha Vårdgaranti som ett fokusområde och följa det speciellt men vill redan nu delge hälso- och sjukvården iakttagelsen.

Patientnämndens kansli lämnar information till nämnden om ekonomiskt resultat

som ett led i att möjliggöra för nämnden att hålla sig informerad om den verksamhet som bedrivs inom nämndens verksamhetsområde.

Informationen avser ekonomiskt utfall månad för månad samt ackumulerat under året.

Patientnämnden redovisar för perioden januari – oktober 2020 ett överskott på 526,8 tkr.

Största budgetavvikelse återfinns inom kostnadsställe 19301, som avser kostnader för nämnden. Huvudsakligen har överskottet uppstått på grund av att nämndens verksamhet reducerats som ett resultat av den pågående pandemin.

Även kostnadsställe 19302, som avser kostnader för stödpersonsverksamheten, uppvisar ett stort överskott. Även detta i huvudsak ett resultat av att kostnaderna blivit lägre än budgeterade som ett resultat av att den pågående pandemin får konsekvenser för hur stödpersoner kan träffa de patienter de är stödpersoner för samt att inga gemensamma aktiviteter genomförts.

Kanslichefen lämnar information till nämnden om förslag till budget för 2021.

Utifrån i Regionfullmäktige beslutad ram uppgår budgeten till 5990 tkr.

I budgeten ingår intäkter om 398 tkr som är summan av det länets kommuner betalar för patientnämndsuppdraget.

Budgeten fördelar sig på nämndens tre kostnadsställen enligt följande:

19300  Kansli  3669 tkr

19301  Nämnd  579 tkr

10302  Stödpersonsverksamhet  1742 tkr

I alla väsentliga delar har i budgetarbetet för 2021 baserats på utfall och principer för fördelning 2020.

Av kommunallagen (2017:725) 6 kap 6 §, framgår att ”Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten.

De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.”

Patientnämndens kansli har upprättat förslag till Anpassade riktlinjer för intern kontroll inom Patientnämndens ansvarsområde, vilket redovisar hur arbetet med intern kontroll skall bedrivas inom Patientnämndens ansvarsområde.

I de anpassade riktlinjerna förtydligas ansvarsfördelning och roller i nämndens arbete med intern kontroll och anger hur Plan för intern kontroll skall utarbetas och följas upp.

Anpassade riktlinjer samt riskanalys skall för 2021 fastställas vid nämndens sammanträde i december månad. Plan för intern kontroll 2021 skall fastställas vid nämndens sammanträde i februari.

Av Patientnämndens ”Anpassade riktlinjer för intern kontroll inom Patientnämndens ansvarsområde 2021” framgår att nämndens riskanalys skall fastställas vid Patientnämndens sammanträde i december 2020 och att med denna riskanalys som underlag utarbetas Patientnämndens plan för intern kontroll 2021 för fastställande vid Patientnämndens sammanträde i februari 2021.

Patientnämndens kansli har upprättat förslag till riskanalys inklusive förslag på hur valda risker används som underlag för utarbetande av nämndens styrdokument för 2021.

Patientnämnden brukar sammanträda vid fem tillfällen under året.

Platsen för sammanträdena brukar variera så att sammanträden genomförs växelvis i Umeå, Skellefteå och på någon ort i Södra Lappland.

Besöket i Södra Lappland brukar kombineras med ett internat under vilket Patientnämnden har möjlighet till planering och/eller samverkan med tex kommunföreträdare och ortens hälsocentral.

Patientnämndens kansli har utifrån ovanstående upprättat förslag till sammanträdesplan enligt nedan:

Datum              Innehåll mm        Plats

Tisdag 2021-02-09   Årsrapport 2020 samt Plan för internkontroll 2021   Umeå

(Presidiemöte 21-02-01)

Torsdag 2021-03-25    Budgetunderlag för 2022   Skellefteå                                                

(Presidiemöte 21-03-17)

Onsdag 2021-05-18  Delårsrapport 1   Umeå

(Presidiemöte 21-05-11)

Onsdag 2021-09-15--16   Internat och besök i S Lappland, Delårsrapport 2   Åsele

(Presidiemöte 21-09-08)

Torsdag 2021-11-25   Verksamhetsplan 2022, Budget 2022, Arbetsmiljöplan 2022 etc.  Umeå

(Presidiemöte 21-11-17)

Patientnämndens kansli har upprättat Verksamhetsplan 2021 med bilaga (styrkort).

Av verksamhetsplanen framgår Patientnämndens långsiktiga mål för perioden 2020 - 2023 och konkreta mål för 2021. När och hur kontroll av måluppfyllelse skall genomföras framgår av bilaga till verksamhetsplanen.

Patientnämndens mål för 2021 samt hur de stödjer Regionfullmäktiges mål framgår nedan:

Regionfullmäktiges mål: Västerbotten har världens bästa och mest jämlika hälsa.

Patientnämndens mål:

I 80% av ett slumpmässigt urval av inkommande patientärenden skall handläggning ha påbörjats inom 3 arbetsdagar.

I 80% av ett slumpmässigt urval av ärenden med begäran om stödperson skall stödperson vara förordnad inom 3 arbetsdagar.

Regionfullmäktiges mål: Västerbotten är det barnvänligaste målet.

I 80% av ett slumpmässigt urval av inkommande ärenden där barn är patienter skall handläggningen ha påbörjats inom 1 arbetsdag.

Regionfullmäktiges mål: Västerbotten har trygga invånare med inflytande och delaktighet och ett rikt samt aktivt kultur- och föreningsliv.

Minst 80% av tillfrågade anmälare skall ange att det är lätt att hitta information om Patientnämnden och dess verksamhet.

Minst 95% av tillfrågade anmälare skall ange att de blivit bemötta med värdighet och respekt oavsett kön, etnicitet, religion eller trosuppfattning, sexuell läggning, ålder, könsöverskridande identitet/uttryck eller funktionsnedsättning vid kontakt med politiker i patientnämnden eller med personal vid patientnämndens förvaltning.

Regionfullmäktiges mål: Vi har en nära, tillgänglig och personcentrerad vård i hela länet.

Minst 80% av tillfrågade anmälare skall ange att det är lätt att få kontakt med Patientnämnden eller dess kansli.

Regionfullmäktiges mål: Vi är en attraktiv arbetsgivare med personal som trivs och utvecklas hos oss.

All personal inom förvaltningen skall utnyttja minst 20 friskvårdstimmar under året.

Regionfullmäktiges mål: Vi har en långsiktigt hållbar ekonomi.

Vid årets slut skall patientnämnden uppvisa ett positivt resultat.

Patientnämndens kostnadsutveckling i jämförelse med 2020 skall under året understiga 4%.

Patientnämnden har så kallade fokusområden som nämndens tjänstepersoner märker ärenden med för att möjliggöra speciell uppföljning.

2020 har Patientnämndens fokusområden varit: Barn, Cancer, Kommun, Långvarig smärta samt Samsjuklighet. I mars 2020 beslutades om att även Covid-19 skall vara ett fokusområde.

Med fokusområdena Barn och Långvarig smärta som underlag har två analysrapporter upprättats under 2020.

Fokusområdet Covid-19 följs upp kontinuerligt och återrapporteras till nämnden vid dess sammanträden.

För 2021 föreslås följande förändring vad avser fokusområden:

Cancer och Covid-19 är fokusområde även 2021.

Barn, Kommun, Långvarig smärta och Samsjuklighet avslutas som fokusområden inför 2021.

Vårdgaranti, Vårdens respons och Specifika diagnoser införs som fokusområden från och med 21-01-01.

Sammanfattningsvis kommer Cancer, Covid-19, Vårdgaranti, Vårdens respons samt Specifika diagnoser att utgöra fokusområden 2021.

Målet med arbetsmiljöarbetet 2021 är att säkerställa att förvaltningens personal trivs och mår bra på arbetet. Viktiga komponenter är ett effektivt arbetssätt, en känsla av att kunna påverka, en öppen dialog, en hälsofrämjande miljö, trygghet, och en möjlighet att utvecklas i arbetet. Ett särskilt fokus riktas också mot arbete i hemmiljö, då detta är en realitet för förvaltningens personal under Corona-pandemin.

Planen innehåller sex mål grupperade i tre målområden:

Alla medarbetare skall ha en god och hälso-främjande arbetsmiljö såväl vid kansliet som i hemmiljö.

Alla medarbetare skall ha möjlighet att hålla sig uppdaterade vad gäller kunskap och kompetens inom nämndens verksamhet för att kunna leverera god service och hög kvalitet i sitt arbete.

Förvaltningens ledarskap skall präglas av hög delaktighet, tydlighet och transparens.

Patientnämndens kansli har upprättat Arkivplan 2021 med bilaga.

Arkivplanen utgår från bestämmelserna i arkivlagen, arkivförordningen, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd samt regionens regler.

Av arkivplanen framgår hur Patientnämndens handlingar skall bevaras och gallras och att de fastställda bevarande- och gallringstiderna gäller oberoende av det medium eller den databärare handlingarna är upprättade på (exempelvis papper, optiska skivor, kassettband och videoband).

Patientnämndens kansli har upprättat Patientnämndens övergripande rutindokument för 2021.

Det övergripande rutindokumentet reglerar rutiner för det dagliga arbetet på Patientnämndens kansli.

Det övergripande rutindokumentet fastställs av Patientnämndens kanslichef för ett verksamhetsår i taget. Versionsuppgraderingar kan ske under året och anmäls då till Patientnämnden vid nästa ordinarie sammanträde.