Möte 2020-02-21

Klockan    Information

10.15       Förvaltningschefens information

10.45       Ekonomisk rapport, Emil Zackrisson

11.00       Styrelsearbete, Lars Wallrup

13.00       Lärarna informerar

13.15       Gruppmöten

14.00       Beslutsärenden

Förslag till föredragningslista har upprättats.

Regionens första månadsrapport kommer i mars, därav att den saknas här. Folkhögskoleförvaltningen redovisar ett underskott på 260 tkr efter årets första månad, att jämföra med föregående års underskott på 2300 tkr vid samma tidpunkt. Underskottet beror på periodisering. De faktorer som har påverkat periodiseringen är Dreamhill Musics faktura på 200 tkr som missades att periodiseras ut, kvarvarande semesterlöner som betalats ut till de som går i pension samt att vissa intäkter som kommer kvartalsvis har periodiserats månadsvis.
Prognosen är att vi i slutet av året har en budget i balans.

Årsrapporten är folkhögskolestyrelsens sista uppföljningsrapport för året till regionstyrelsen. I rapporten redovisas och analyseras resultat för perioden januari-december inklusive en uppföljning av de av fullmäktige identifierade inriktningsmålen för 2019, de mål som finns i förordningen om statsbidrag till folkbildningen samt målen i folkhögskolestyrelsens verksamhetsplan. Rapporten inkluderar även uppföljning av internkontroll samt ekonomiskt resultat.

Dokumenthanteringsplanen är ett viktigt redskap för att strukturera och styra upp informationen inom verksamheten och den resulterar i ökad följsamhet till gällande administrativa regler. Dokumenthanteringsplanen samlar, kategoriserar och ger överblick över folkhögskolans allmänna handlingar. I dokumenthanteringsplanen beskrivs hur olika typer av dokument ska hanteras och var de förvaras. Syftet är att underlätta för medarbetare och allmänheten att söka och återfinna information.

 

Krisplanen är ett av de planeringsverktyg som sammanfattar de konkreta insatser som på kort sikt styr arbetet inom folkhögskolan. Uppföljning av samtliga handlingsplaner sker vid delårsrapportering 2, 2021.

Reglementen bestämmer de politiska organens ansvarsområden och verksamhet. Varje nämnd/styrelse har ett reglemente att arbeta efter. Det beskriver vad styrelsen har att fullgöra och vilket ansvar den har. Förslaget följer övriga förvaltningars reglementen inom Region Västerbotten och innebär bland annat inrättande av ett arbetsutskott.

Kommunallagen ger styrelsen möjlighet att delegera beslutsfattande. Delegering betyder att folkhögskolestyrelsen med utgångspunkt i reglementet överför självständig beslutanderätt, beslutsbefogenhet, till annan som då får i uppdrag att besluta på styrelsens vägnar i vissa bestämda grupper av ärenden. Delegaten fattar beslut på styrelsens vägnar och det är därför styrelsen själv som är juridiskt ansvarig för de beslut som fattas av någon annan genom delegation. Syftet med delegationsordning är att avlasta styrelsen vissa rutinmässiga beslut. Organisationen blir då mer effektiv genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare. Detta skapar också utrymme för mer behandling av principiellt viktiga ärenden och ärenden av större vikt i nämnden. Delegering är en nödvändighet för att förvaltningen ska kunna fungera på ett effektivt sätt. Beslut som fattats med stöd av delegering ska återrapporteras till Folkhögskolestyrelsen.

Folkhögskolestyrelsen har ansvaret för att säkerställa en god intern kontroll inom sitt ansvarsområde. Ansvaret innebär bland annat att fastställa en plan för intern kontroll för styrelsens verksamhet samt styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Planen följer det reglemente för intern kontroll som fullmäktige har fastställt samt de riktlinjer för intern kontroll som Folkhögskolestyrelsen har fastställt.