Möte 2021-04-09

Förvaltningschefens information

Covid -19: Fortsatta distansstudier terminen ut för de flesta, där framförallt teoretiska utbildningar genomförs på distans. Praktiska utbildningar prioriteras till fysisk närvaro.

Läget bland deltagarna: En incident efter skoltid i Vindeln ledde till att en deltagare fördes med ambulans till sjukhus. Tillståndet har förbättrats och är ej längre kritiskt. Händelsen ledde till oro i kursgruppen. Lärargruppen ska få handledning i krisledarskap för att vara bättre rustade för framtida händelser. ORS är ett viktigt verktyg för att följa upp måendet hos deltagarna både på individ och gruppnivå och man räknar med att systemet är fullt funktionellt nästa läsår. 

Internutbildningar: Internt arbetar man med inkludering och då bland annat med HBTQ-diplomering där man tar fram en handlingsplan. Digitalisering och blended learning diskuteras tillsammans med forskaren Patricia Diaz vid de pedagogiska träffarna och Stig Wiklund fortsätter mental tränarutbildning med en grupp.

Utbildningar: Både vindeln och Storuman har beviljats ytterligare statliga medel för yrkesutbildningar. I vindeln fortsätter undersköterskeutbildningen och i Storuman ska en förberedande vårdutbildning startas. Umeå kommun anställer endast socialpedagoger som läst på universitet, vilket leder till frågetecken huruvida socialpedagogutbildningen fortsatt skall erbjudas. Frågan återkommer eventuellt i maj.

Organisatoriska frågor: Behov av förstärkning diskuteras: en digitaliseringslärare som kan stötta och peppa andra lärare i digitaliseringsarbetet. Omfattning av tjänst är oklart, kan eventuellt ordnas internt. Det andra är lärare i svenska och NPF då lärare i allmän kurs efterfrågar extra stöd för vissa deltagare.

Systematiskt kvalitetsarbete: Anna informerar om revisionsutlåtandet som nyligen inkommit, svaret ska vara inne i oktober så ärendet återkommer på framtida möte. Revisionen rekommenderar folkhögskolestyrelsen bl.a. att besluta om rutin för ärendeberedning och underlag för plan och budget.

Övrigt: I Vindeln har man haft VSG där man samverkat minskning av skolområdets yta. VSG ställer sig bakom idén att minska skolområdets yta och fokusera kraft på färre byggnader med bättre kvalitet, samt att förvaltningschefen tillsammans med fastigheter arbetar fram en långsiktigt hållbar plan inklusive tidsplan för Vindelns folkhögskolas lokaler i Vindeln. Då vidden av, och tidpunkten för, förändringarna i fastighetsanvändning dock beror på hur mycket pengar Fastighet har att tillgå för ändamålet, vill VSG fortsätta diskutera respektive förändringssteg när det blir aktuellt att genomföra. Beroende på läget som råder i verksamheten vid den tidpunkten vill VSG hålla öppet för att det då kan finnas nya argument att beakta för vilka hus som ska avyttras/behållas. I samband med respektive steg ska en risk- och konsekvensanalys genomföras.

Ekonomisk uppföljning

Ekonom Emil Zackrisson redogör för månadsrapport per februari 2021 samt ORS-utfall. 

Det finns ännu ingen rapport om regionens ekonomi.

Folkhögskoleförvaltningen redovisar ett överskott på 48 tkr mot budget efter februari månad. Vid samma tidpunkt år 2020 redovisades ett underskott på 251 tkr.

Inga större avvikelser finns att rapportera förutom konto 50x Köp av verksamhet o tjänster som på grund av periodisering ser ut att ligga med ett underskott trots att kontot är balans.

Prognosen är att vi i slutet av året har en budget i balans.

Vindelns folkhögskola finns idag på fyra platser i regionen; Vindeln, Umeå, Åsele och Lycksele. Skolan har sitt säte i Vindeln. Där finns bland annat administration, kök och matsal samt internatsboende. Fastigheterna i Vindeln ägs av Region Västerbotten. 

Fastighet representerar regionen som fastighetsägare. Det innebär planering och genomförande av samtliga byggprojekt samt förvaltning av alla regionens lokaler i hela länet. I dagsläget är många av husen i Vindeln i stort behov av renovering och vissa är i akut dåligt skick. Fastigheters drift- och reinvesteringsbudget möjliggör inte att uppfylla myndighetskrav; OVK, miljö och hälsa, brand. 

Med anledning av detta krävs ett beslut i regionfullmäktige om finansiering av fastigheters åtgärder för att säkra möjligheten att bedriva utbildningsverksamhet i Vindeln. 

Fastigheter och folkhögskolestyrelsen har genomfört en översyn av lokalbehov och prioriteringar som syftar till att på sikt minska skolområdets yta och fokusera kraften på färre byggnader med bättre kvalitet (se bilaga). Detta är en del av den långsiktiga planen för att minska kostnader och skapa stabilitet i verksamheten.

Regionstyrelsen fattade under hösten 2020 beslut om ny planerings- och budgetprocess. Arbetet integrerar planerings-, budget- och investeringsprocessen samt är styrande för uppföljning och ger verksamheten långsiktiga planeringsförutsättningar.

Arbetssättet eftersträvar en stärkt följsamhet mot fastställd Regionplan och ska öka förmågan att hantera förändringar både i omvärlden och den egna organisationen bland annat via formaliserade budgetdialoger.

Folkhögskolestyrelsens möjlighet att omhänderta regionplanen stärks genom att mer tid ges att arbeta med styrning och uppföljning av nämndens verksamheter. Processerna ska även medföra en förbättrad dialog mellan olika aktörer samt ge möjlighet att inhämta sådan verksamhetsrelaterad information som bidrar till ett ökat värde.

Processen ska ge både politik och tjänstepersonorganisation tillräcklig tydlighet i när olika aktiviteter ska genomföras samt på vilket sätt och i vilket syfte. Olika aktörer och intressenter ska ges möjlighet att med god framförhållning delta och förbereda sina arbetsinsatser samt förstå de innehållsmässiga krav som ställs samt möjliggöra för alla inblandade att kunna följa processens gång.

Beslut som förvaltningschefen och ordförande har fattat med stöd av delegation från folkhögskolestyrelsen för perioden 2021-02-04--2021-03-22.