Möte 2016-03-22

Revisorerna har den 28 januari 2016 till landstingsstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnden och nämnden för funktionshinder och habilitering överlämnat ett missiv med granskningsrapport nr 13/2015 rörande en uppföljande granskning av sekretess i leverantörs- och faktureringsrutinen.

Revisorerna har genomfört granskningar åren 2012-2014 och uppmärksammat brister när det gäller sekretessmarkering av personuppgifter i landstingets system för leverantörsfakturor och kundfakturering. Den uppföljande granskningen visar att styrelsen och nämnderna inte har vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av iakttagelser och rekommendationer i tidigare granskningar.

Utifrån granskningens resultat rekommenderar revisorerna landstingsstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnden och nämnden för funktionshinder och habilitering att säkerställa att;
Det skyndsamt utförs kontroller i systemet för att se till att fakturor med integritetskänslig information blir sekretessmarkerade.
Det finns dokumenterade riktlinjer för hanteringen av sekretessuppgifter i leverantörsfakturaprocessen.
Det finns dokumenterade riktlinjer för hanteringen av sekretessuppgifter i kundfaktureringsprocessen.
Det utförs löpande kontroller i systemet att fakturor med integritetskänslig information blir sekretessmarkerade.
Personal som hanterar fakturor med integritetskänslig information har tillräcklig utbildning om lagstiftningen kring inre sekretess. Utbildningen bör ha en tydlig koppling till leverantörsfakturor.
Ansökan om sekretessbehörighet i Agresso går via verksamhetschef.

Ett förslag till yttrande har upprättats, i vilket landstingsstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnden och nämnden för funktionshinder och habilitering instämmer i revisorernas kritik samt redogör för de åtgärder som kommer att vidtas i förvaltningen.

Landstingets revisorer har den 28 januari 2016 överlämnat missivet och promemorian "Beredning av beslutat investeringsutrymme" till landstingsstyrelsen för yttrande.

Revisorerna konstaterar att fullmäktiges utrymme för investeringar i stort sett varit oförändrat de senaste 15 åren, vilken innebär att nivån på investeringar ska styras utifrån en volym för återinvesteringar som motsvarar avskrivningskostnader. Revisorerna menar vidare att landstingsstyrelsen inte säkerställt en tillräcklig ärendeberedning inför fullmäktiges beslut om utrymme för investeringar samt att investeringsrådet i beredningen inte gjort några dokumenterade riskanalyser när rådet prioriterat bort investeringsprojekt som verksamheterna äskat. Sammantaget görs bedömningen att otillräcklig dokumentation i investeringsprocessen medför risk att varken landstingsfullmäktige eller landstingsstyrelsen har insyn i beredningen inför investeringsbeslut.

Utifrån granskningen lämnas tre rekommendationer till landstingsstyrelsen. Revisorerna rekommenderar landstingsstyrelsen att utvärdera den hittills rådande strategin för nivån på investeringar och vid behov uppmärksamma fullmäktige på att förändringar behöver göras. Revisorerna lämnar även två rekommendationer avseende framtagande av dokumenterade riskanalyser inför beslut som rör investeringsutrymme och enskilda investeringar/bortprioriteringar.

Förslag till yttrande har upprättats, i vilket landstingsstyrelsen beskriver principerna för landstingsfullmäktiges strategi för investeringar samt gör gällande att strategin för nivån på investeringar är tillfredsställande och att någon utvärdering inte är aktuell i dagsläget. Landstingsstyrelsen beskriver också det utvecklingsarbete som idag pågår inom flera områden vad gäller berednings- och beslutsprocesser för investeringar i landstinget.